從年目標(數位)到日任務(紙本)的 5 層管理架構！打磨 10 年，這是我同時管理 10 個專案的個人專案管理系統

我剛出社會的時候，以為自己只能是「一次只能做好一件事」的人。

像是：

• 準備PMP考試就專心考試
• 忙工作就專心工作
• 顧家庭就專心家庭

但出社會三、四年後…

我發現自己想做的事越來越多：

• 工作責任變重，家庭也要兼顧
• 想寫作，開始經營副業
• 開始接到商業講座邀約

這時候我發現，過去「想到什麼做什麼」的方式已經不夠用了。

當自己想做的事情變多時…

我已經很努力擠時間：平日晚上8點到10點全部用來自我成長，週日整天都在工作。

但還是常常覺得：「為什麼又沒辦法做XXX？」

我意識到，問題已經不是時間不夠…是我需要一套系統！

• 我試過全數位管理，但太容易分心。
• 我也試過全紙本，但外出時不方便攜帶和書寫。

看來，我必須找出適合自己的路。

最後，我發展出一套「數位+紙本」混合系統

這個系統，我已經用了 1.5 年。

現在我同時管理10個專案，每週都知道該做什麼，不再有「為什麼又沒做到」的挫折感。

這套系統分成 5 層：從年目標到日任務，從數位規劃到紙本執行。

下面讓我不藏私、不保留的全部跟你分享。

備註：

1. 這篇文章強調親自實作，內容詳細建議先加入到書籤/我的最愛中，之後可以重複閱讀慢慢實作。
2. 如果你懶得看文字，也可以 直接看這個 YouTube 清單。

第一層：用心智圖展開年目標，看清產品線全貌

我曾經用OKR來規劃年目標。

實驗了兩年，最後放棄。

因為OKR太強調「達成目標」，當我一直做不到設定的目標時，就會覺得很挫折。

後來我改用心智圖。

心智圖對我來說，是用來「展開所有可能性，然後聚焦優化已有的」。

我的心智圖長這樣…

• 中心：2025年目標

• 第一層：B2B / B2C

• 第二層：具體產品線

然後 B2B 和 B2C 可以再分別展開：

• B2B → 企業內訓、講座(再展開主題:卡片盒筆記法、復盤等)

• B2C → 公開班、一對一諮詢、一對一寫作教練、業配等

用心智圖展開後，我可以一眼看到自己的產品線有多廣。

這幫助我做一個關鍵決定：聚焦一季(三個月)可以做什麼。

不過朱騏，你從一開始就是這樣做的嗎？

當然不是，一開始我也是毫無頭緒。

因此我推薦使用「6 步驟便利貼矩陣法」，讓自己從混亂之中理出一些頭緒。這個方法相當適合年末時，替自己梳理一番並準備明年想做的個人目標 (這個矩陣叫作 Impact/Effort Matrix)。

具體的細節步驟，你可以參考《一人公司老闆如何制訂 2026 年目標？》。

第二層：用Obsidian建立專案列表，用內部連結串起年度到季度任務

有了目標後，接下來就要落地執行。

怎麼做？當我確定這一季要做什麼之後，我會把這些專案放進Obsidian管理。

為什麼用Obsidian?

因為專案和任務會不斷更新，需要連結不同格式的資訊(Notion連結、Google Doc、Google Sheet等)。

數位工具更適合這種「需要彈性更新」的規劃層。

我的Obsidian結構長這樣：

• 我有一則筆記叫「2025年專案總覽」
• 裡面會列出Q1 / Q2 / Q3 / Q4的專案
• 每個專案名稱都是一個內部連結，點進去就能看到該專案的所有資訊。

每一則專案筆記裡會包含:

• 專案目標
• 具體任務清單
• 相關連結(Google Doc、Notion…等)
• 進度追蹤

這樣做有一個好處：我可以用「見樹又見林」的方式管理專案。在專案總覽一眼看到所有專案，點進去就能看到該專案的所有細節。

如果你想要了解具體作法，可以參考《10 步驟用 Obsidian 打造「季拆解」系統，把抽象目標變成每天 25 分鐘的具體行動》。

第三層：用平行互見表檢查月任務分配，避免任務爆量

以前，我發現每個月我都過勞。

後來在一次 60 分鐘的深度復盤時，我發現了問題：

因為我根本不知道，這個月 (4 週) 的每一週到有多少任務要做。

我一直在找一個方法，可以讓我「一眼看到整個月的任務分佈」。

後來我在YouTube看到沈建宏介紹的「平行互見表」，就是用這個工具解決了我的問題。

我用 Google Sheet製作平行互見表，長這樣

• 橫軸：第1週、第2週、第3週、第4週
• 縱軸：每個專案名稱
• 格子內容：動詞+名詞的具體任務(例:製作簡報、演練課程)

我怎麼判斷任務有沒有爆量？

第一眼：看這週是不是每個專案都有任務。

如果都有，代表可能太滿，我會產生警覺。接下來我會用「番茄鐘工作法」來預估工時。

• 每天預計工作4小時 = 4 ~ 8 個 50 分鐘番茄鐘

• 每個任務估算需要幾個番茄鐘(例:製作簡報4–6個、寫文章1個)

這些估時在一開始不會很準，但透過每週不斷review 就會越來越準。

如果我發現某週任務太多，就可以把任務挪到下週或下下週。平行互見表讓我可以清楚看到：在這個月裡，每一週我在每一個專案都安排了哪些任務。

即使同時管理10個專案，我也能確保每週的任務量是可控的。

如果你想要了解具體作法，可以參考《怎麼安排一個「做得到的月目標」？》。

第四層：用Muji手帳規劃週任務

確定好月任務分配後，我會在每週五安排下週要做的任務。

我是怎麼做的呢？

我會掃描Obsidian裡所有的專案筆記。

每一則專案筆記我都會打開來看，判斷哪些任務要推進。

然後我會同時做兩件事：

• 先將下週要做的任務，都謄寫到平行互見表
• 接著打開Muji手帳，依序把任務分配到禮拜一 ~ 禮拜五

這樣我就知道，下週的每一天具體要執行的任務了。

如果你想要了解具體作法，可以參考《3 步驟使用 Muji 手帳掌握週計畫，時間管理新手也能立刻上手!》。

第五層：用封閉式清單區分優先級

最後一層，是日任務的執行。

我會在晚上9點關電腦前，把隔天的任務從Muji手帳謄寫到卡片上。

為什麼要多一個謄寫步驟?

這個做法受到《重要事，明天做》這本書的啟發。

謄寫有兩個作用:

1. 強迫review → 重新檢視任務，加深印象
2. 現實檢查 → 在寫的過程中會問自己「真的做得完嗎?」

基本上我現在的任務安排，在週五規劃時都算蠻準的。

除非當天有突發狀況需要救火，導致任務沒做完…我才會延遲原先安排的任務。

封閉式清單又是什麼？

我會在卡片上寫完明天的待辦任務後，在最下面畫一條線。

如果有突發任務(看起來很緊急，但實際上不需要今天做)，我就把它寫在線下方。

這個機制幫我解決一個問題:

當有突如其來的緊急任務插進來時，我可以先把它寫在紙上。

這樣就不會立刻去做，或是內心一直想著要去做這件事。

當大腦不用一直記著，就可以繼續專注在今天原本規劃的任務上。

如果你想要了解具體作法，可以參考《怎麼寫待辦清單，才不會越寫越焦慮？》。

最後讓我幫你總複習一下

透過這5層架構，你將能對時間和任務有踏實的掌握感。

即使你要同時管理10個專案，你也能清楚知道:

• 今年要做什麼 (Impact/Effort Matrix)
• 這一季要做什麼專案 (Obsidian)
• 這個月任務量是否合理(平行互見表)
• 這週要做什麼(Muji手帳)
• 今天要做什麼(索引卡)

最後，你將不再有「為什麼又沒做到」的挫折感。

因為每週你都知道該做什麼，並且能在每天專注執行。