《清單革命》讀書心得：上班族怎麼避免在工作上犯低級錯誤？你得善用 SOP 和 Checklist

大推一本經典好書：《清單革命》。

當初會拿起《清單革命》這本書，是因為我想替自己正在寫的一本關於一人公司 SOP 的書，找到一個說服讀者使用 SOP 的理由（對的我正在寫我的第三本書！）。

但讀完之後，我發現在 SOP 和 Checklist（檢查清單）上有更深一層的理解。

SOP 和 Checklist 是工作上很常見的東西，例如

• 專案交接時整理的文件
• 每週例會前確認的流程表
• 新人報到時拿到的訓練手冊

不過你可能跟我以前一樣…

覺得 SOP 和 Checklist 是同一種東西，差別只是一個長、一個短。

或者更常見的想法是：

這兩個都是給新手用的，等你熟了就不需要了。

讀完這本書，我發現這個想法有多危險。

以下是我從《清單革命》中獲得的 3 個關鍵學習 (如果你沒時間，看以下精華整理可以幫你省下 5 小時的閱讀時間)：

1. 我們犯的大多數錯，是因為「以為自己記得」
2. 波音技師 Boorman 教我怎麼設計一份真正會被用到的 Checklist
3. 實際應用，怎麼立刻把「檢查清單」的觀念用在自己的日常生活中

 

關鍵學習 1：我們犯的大多數錯，是因為「以為自己記得」

葛文德在書的開頭把人類的失敗分成兩種：

• 無知之錯，是真的不知道怎麼做
• 無能之錯，是明明知道該怎麼做，卻沒有做到

前者可以原諒，後者讓人抓狂。

我想了一下，我工作上犯的大多數錯誤是什麼？

幾乎都是因為趕、因為分心、因為「這個步驟我一定記得，跳過沒關係」。

這是無能之錯……正好是 SOP 要解決的。

這個認知讓我重新定位了這兩個工具：

• SOP 是給第一次做這件事的自己用的
• Checklist 是給每次執行時的自己用的

兩件事要分開，不能混用。

關鍵學習 2：波音技師 Boorman 教我怎麼設計一份真正會被用到的 Checklist

光知道要建 Checklist 還不夠，下一個陷阱是：想把所有步驟都寫進去。

書中有一個讓我很有感觸的畫面： ＞世界衛生組織的地下室，堆著一本本厚達兩百多頁、塑封好的醫療指導手冊，上面積了厚厚的一層灰塵。

專家們花了大量心血編制這些標準，結果沒有人打開。

清單越長越沒有人用。

書中提到波音技師 Daniel Boorman 的設計思維，讓我整理出 6 個知識工作者可以直接用的原則：

原則 1：先鎖定一個明確的使用時機

Checklist 不是給整個專案用的，它是給某一個「關鍵時機」準備的。

例如對我來說：

• 「電子報寄出前 2 分鐘」是一個時機
• 「課程上線前 30 分鐘」也是一個時機

我們要先問自己：

這份工作，哪個節點最容易出問題？

然後 Checklist 為那時候而寫。

原則 2：只寫高風險的犯錯點

Boorman 關注的是「哪幾個點最不能漏」。

每次寫清單前，問自己這 5 個問題：

1. 哪一步最依賴記憶？
2. 哪一步最容易在趕時間時被跳過？
3. 哪一步一旦漏掉，回頭做最浪費時間？
4. 哪一步錯了，當下不一定會立刻發現？
5. 哪一步會傷到品質、信任、金流、交付？

能回答的，才進清單。

原則 3：把「高壓低頻的事」和「熟悉的日常流程」分開

Boorman 把 Checklist 分成兩類：

• Normal Checklist（Do-Confirm）：高頻、你本來就熟的工作 → 先做完，最後再用清單確認關鍵步驟。
• Non-normal Checklist（Read-Do）：低頻、壓力大、平常不熟的 → 邊看邊做，一步一確認。

舉個例子：

我每週發電子報用 Normal Checklist，因為我熟。

第一次開課、第一次合作提案，用 Non-normal Checklist，因為有太多你沒想到的地方。

錯的做法，是用同一份清單處理所有情況。

原則 4：Checklist 從 SOP 裡萃取，但不是取代 SOP

SOP 是記錄整個過程怎麼執行。

Checklist 是執行到某個關鍵點時，最後確認一次有沒有缺漏。

所以我們可以知道：

Checklist 是從一部分的 SOP 中，萃取出來的！

因此推薦可以先寫下 SOP，再從中萃取 Checklist。

原則 5：每一項都寫成「可直接確認的句子」

Checklist 的每一條，都要能讓你在 3 秒內確認完。

可以確認的寫法：

• 附件已附上
• 發送時間正確
• 收件人稱呼正確
• 所有連結均正確

不能確認的寫法：

• 看一下附件 (然後呢？)
• 確認一下連結 (要幹嘛？)
• 檢查是否妥當 (什麼東西要妥當？)

差別在於：前者是結果，後者是動作。

Checklist 要的是你確認結果，不是提醒你還要去做某件事。

原則 6：用 3 次之後，才開始修

第一版 Checklist 永遠不會是最好的版本。

這裡有個重要觀念：

先用，不要修 (是的請克制自己的衝動！)。

用 3 次之後，再觀察

• 哪些根本不需要
• 哪些項目每次都漏
• 有沒有新的「差點出包」開始浮現

然後微調成下一版。

這個循環，就是讓 Checklist 變的實戰的方式。

關鍵學習 3：實際應用，怎麼立刻把「檢查清單」的觀念用在自己的日常生活中

學完這些原則之後，我馬上遇到一個機會來實踐。

這個禮拜發生了我的運動外套和鑰匙「丟包事件」。

我以為是自己弄丟在某個地方，或是被女兒拿去放進玩具箱裡。結果昨天晚上，老婆隨手拿了掛在餐椅上的一個黃色布袋，外套和鑰匙好端端地在裡面。

這給了我一個 Lesson Learned：

用完的東西要儘快歸位，讓原本該在哪裡的物品就出現在那個地方。

聽起來很簡單，但我偏偏就是會犯這種錯(而且還蠻常發生的…)。

所以我替自己寫下了一個清單，貼在家裡開門後的小櫃子台上，來避免自己再發生低級錯誤。
 

到家後確認清單

這是最小版本的 Checklist 實踐。

不需要很複雜，只要針對「最容易出包的那個時機」寫下幾條確認項目就夠了。

總結：清單的價值不只是防錯，它在訓練一種「停下來」的態度

《清單革命》的後半段有一句話讓我印象很深：

我們的目標不是讓醫生在檢查項旁邊乖乖打鉤，是要培養注重合作和紀律的文化。

清單的價值不只是防錯。

它在訓練一種態度：在開始之前停下來，在結束之後回頭看。這個「停下來」的動作本身，就是一種職業精神。

一張好的清單，就是為了對付「我以為我記得」的自大。

如果你也常在心裡說：「這步驟不用確認，我一定不會忘，這本書推薦給你。