告別混亂！一人公司老闆如何只用 6 步驟重新掌控時間，大幅提高工作效率

上週三早上我坐在書桌前，思考離職創業的這一年要做什麼。

我的筆記中有一堆想做的事情，但要想清楚哪個先做、哪個後做真的很困難。

備註：我的筆記軟體中記錄了超過 30 件想做的任務或專案，截圖僅是 1/10 的內容。

我後來想到，在多部田憲彥的《1枝筆＋1張紙，說服各種人》這本書中，講到了一個「排序任務優先順序」的方法。

我稱這個方法為「釐清任務優先順序6 步驟」。

如果你手頭上有一大堆事情想做，這個方法可以幫助你。

它對我們 3 個好處：

1. 具體看到任務， 知道想做的事情到底有哪些
2. 找到聚焦方向， 了解哪些事情要暫時放棄不做
3. 排定優先順序， 把時間花在報酬率最高的任務上

下面讓我一步步跟你介紹這個方法如何使用，並且用我實際盤點的過程作為範例。

要特別說明的是：

• 步驟 1 ~ 3，我們會使用到實體的便利貼

• 步驟 4 ~ 6，我們會使用到數位工具 Post-it® 和 Miro

這套流程結合實體與數位 ，我用起來還挺順的。

好啦那廢話不多說，Let’s Go 👇

釐清任務優先順序6 步驟，找到自己這一年聚焦的工作方向

步驟 1. 使用便利貼

一張便利貼，寫下一個任務/專案。

分享一個訣竅：寫下任務時，先不用去管這是一個任務還是專案。想太多反而會拖慢整理速度，因此想到什麼就寫什麼。

只要記住：

一張便利貼，只寫一件事情就好。

以我自己來說，最後寫下了約 50 張便利貼。

下面是一個範例。

步驟 2. 分組便利貼

把相近的任務，放在一起變成一個群組。

在做這一步時，我建議找一面大牆壁或是一張大書桌。讓自己可以把所有的便利貼都攤開來，方便移動並形成一個個群組。

當排列同一組便利貼時，我習慣：

• 不同任務，從左至右排列

• 相關任務，從上至下排列

例如：

(專案 A) (任務 B) (專案 C)
(任務 A1) (任務 B1)
(任務 A2)

給你看一張照片，會更有感覺。

步驟 3. 替群組命名

拿出另一種顏色的便利貼，替每個群組命名。

我喜歡使用桃紅色，因為看起來最顯眼。在命名的時候，我會問自己一個問題：

這些便利貼，可以用什麼名詞來概括？

例如：

• 產品

• 服務

• 接案

• 學習成長

• 後勤優化

讓你看一張實際的照片。

 

步驟 4. 拍照便利貼

接下來，我們要使用第一個數位工具啦。

下載 3M 官方出的 Post-it® App ，將便利貼拍起來並且同步到電腦上。

這款數位工具好用的地方在於，它能精準抓到便利貼的邊界。接著將拍到的便利貼轉換成數位便利貼，並儲存到 Post-it® App 的大白板中。

重點是：它完全免費！

下面是我將所有便利貼拍照後，轉換到數位白板的截圖。

你可能好奇：「奇怪，怎麼便利貼變的這麼少？」

原因是我在拍照的過程中，會順勢將重複的便利貼移除掉。最後剩下的，就是彼此獨立的任務便利貼。

步驟 5. 畫一個十字

我們要使用一個特殊的十字矩陣–Impact/Effort Matrix。

這個矩陣是由「影響力」跟「花費時間」進行劃分，讓我們可以判斷一個專案/任務的價值。

這個矩陣的好處，是讓我們可以看到哪些事情有高影響力。

之後在排定事情的時候，可以按照以下順序來做事：

• 先做「高影響力 x 花費時間少」的事情，因為 CP 值較高。

• 再做「高影響力 x 花費時間多」的事情，因為能產生高報酬。

那我們該怎麼劃這個矩陣呢？

除了使用 PowerPoint、Keynote 簡報工具之外，我推薦使用 Miro 這款白板工具。

在建立新白板時，可以在 Template (模版) 中找到 Impact/Effort Matrix。

步驟 6. 擺放便利貼

使用這個模版後，Miro 會幫你設置好 Impact/Effort Matrix 和便利貼。

接著我們看著 Post-it® App 的便利貼，依序在 Miro 中將便利貼放到 4 個象限中。

這裡我分享 3 個操作上的秘訣：

1. 一個便利貼群組，在 Miro 上使用一種顏色的便利貼
2. 在右側的便利貼，寫上這個顏色代表的是哪一個群組
3. 將 Post-it® App 的便利貼群組截圖，貼在 Miro 上方便參照

下面是我最後的成果。

最後的成果如圖，我們可以得到一個 2×2 的矩陣

當我們使用這套「釐清任務優先順序 6 步驟」流程來盤點手上想做的事情時，就能把優先順序梳理的有條有理。

記住：

• 先做「高影響力 x 花費時間少」的事情，因為 CP 值較高。
• 再做「高影響力 x 花費時間多」的事情，因為能產生高報酬。

那麼做一次這樣的盤點，大概要花多久時間呢？

根據我的經驗，做一次大概要花費 2 小時。

花費 2 小時，卻可以換來接下來這一年要專注的事情。我想這是一個非常值得的投資。

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