怎麼寫待辦清單，才不會越寫越焦慮？4 步驟教你用「封閉式清單」畫出清晰的工作邊界

這篇文章，我要跟你分享「怎麼安排每天工作的方法」。

「什麼，這我早就有自己的作法啦！像是我有用待辦清單 (to-do list) 寫天的工作。」

先別急，會分享這個主題是有原因的。

我發現多數人在處理每天的工作時，都遇到一個痛點：

把待辦清單當成「任務回收桶」。

想到什麼就丟進去…結果清單越來越長，根本做不完。

例如有個網友留言回饋：

如果你也有類似的毛病，那今天的這篇文章就是寫給你的。

我為了要解決這個問題，閱讀了至少 5 本時間管理書籍並苦苦尋找方法。

終於皇天不負苦心人，我在 Mark Froster 的《重要事，明天做》找到了解法。

現在我每天開始工作前，都會做 1 件事情：

那就是花 3 分鐘，寫一張「封閉式清單」。

這個方法能夠幫助我們，替今天的任務畫出一個「邊界」。

怎麼做？下面我分成 4 個步驟依序跟你分享：

1. 查看已經安排的任務
2. 拿出一張 1/4 A4 卡片
3. 謄寫今天的任務
4. 畫一條橫線

Let’s Go 👇

步驟 1. 查看已經安排的任務

在之前的《上班族的一週任務安排攻略本》，我分享了怎麼安排自己的一週任務。

我會使用 Muji 手帳，記錄一週要執行的任務。 (如果你還沒看過那篇文章，建議看完這篇文章後可以回頭看看)

在每天晚上睡覺前5 分鐘，我會先翻開 Muji 手帳… 看看隔天已經排好的任務。

假設今天是 2025/12/08 (一)，我就會看看 2025/12/09 (二)的那一格：

週二要「盤點 2026 專案」、「製作 2026 專案筆記」、「製作 2026.01 的平行互見表。

這樣我心理，就知道明天大概要幹些什麼事情。

步驟 2.拿出一張 1/4 A4 卡片

寫上日期，例如 2025.12.09（二）。

這張卡片，就只記錄這一天的任務。

為什麼我特別用「1/4 A4」這個大小？

因為空間有限，會逼你只寫真正重要的事。 如果用 A4 整張紙，你會不自覺地想：

反正空間很多，多寫幾項也沒關係。

結果又變成無限清單。

小卡片的物理限制，其實是在幫你做決策。 當你發現卡片快寫滿了，你會開始思考：「這件事真的需要今天做嗎？」

備註：這個方法也很環保，你可以用 A4 廢紙的背面來寫即可。

步驟 3. 謄寫今天的任務

把 Muji 手帳裡的任務，一條一條寫到卡片上。

這裡讓我分享我的經驗：一開始我會想在謄寫時「順便優化」任務，把它們重新排序、分類、改寫得更清楚。但後來我發現，這樣做反而會拖慢速度，而且容易陷入「到底該先做哪一件」的糾結。

現在我只做一件事：

照著手帳上的順序，原封不動地抄到卡片上。

你可能會好奇說：為什麼要多此一舉，把手帳上的任務再抄一次？因為「手寫」這個動作，會讓你的大腦重新確認一次「今天真的要做這些事」。

「那如果突然有急事要加進來怎麼辦？」

別擔心，這就是接下來步驟 4 要解決的問題。

封閉式清單並非要你拒絕所有新任務，它要你「區分清楚」哪些是原本計劃的、哪些是臨時冒出來的。

步驟 4. 畫一條橫線

在最後一項待辦下面，畫一條橫線。

今天如果突然有新事情出現，一律寫在橫線下方。

你可能好奇「為什麼要特別畫一條橫線？」因為我們的大腦有個壞習慣：

只要有新任務出現，就會自動把它標記成「緊急」。

像是：

• 老闆突然丟一個訊息
• 同事問你能不能幫忙
• 你突然想到一個靈感

這些事情一出現，大腦就會尖叫「快去做！」

但其實多數時候，這些事情根本不急。橫線的作用就是在提醒你：

線上的才是今天的正事，線下的可以晚點再說。

這個作法能欺騙你的大腦，停止把每個新出現的念頭「都當成緊急事件」。

這麼做的好處是，你能清楚看到「計劃內」跟「計劃外」的差別。當你發現線下的任務越寫越多，你會開始警覺：「是不是今天被太多臨時事件打斷了？」這條線，讓你重新奪回對時間的主導權。

下面是我的一個範例 (你看我還是有線下的事情出現)：

事情很多時的變形

「這個方法是不錯啦…但如果我今天的工作真的很多，怎麼辦？」

如果我知道今天會很滿，卡片會畫成倒 T。

• 左邊寫 1 ~ 3 件今天最重要的任務
• 右邊寫 3 ~5 件一般重要的事

橫線下方，照樣寫突發任務。

下面是一個範例：

最後讓我幫你複習，整篇文章的內容

當你開始使用封閉式清單，可以獲得下面 3 個好處：

1. 用紙寫能讓你專注：我只會看這張卡片，不會被通知拉走注意力。
2. 清單不會無限長：今天能做的事，一開始就被限制住。
3. 卡片就在手邊：一撇頭，就知道現在該做什麼。

這張小卡片，能保護我們的專注力。

你只要掌握簡單的 4 步驟：

1. 查看已經安排的任務
2. 拿出一張 1/4 A4 卡片
3. 謄寫今天的任務
4. 畫一條橫線

今天就趕緊來試試看吧！