一週結束總是覺得自己沒做什麼？3 步驟使用 Muji 手帳掌握週計畫，時間管理新手也能立刻上手!

之前的文章我講完了「年目標設定」、「季專案拆解」和「月目標列點」。

這封電子報，我想要進一步跟你「週任務」如何安排。

如果你：

• 過去完全沒有替自己預排任務的概念
• 隨興而做但也搞不清楚自己在幹嘛
• 覺得從年目標設定壓力太大

那麼我推薦你一定要好好閱讀這封電子報。

「週」是我最推薦時間管理新手，需要先掌握的時間顆粒度。

因為你能管好你的一週，就能具體感受到 “你正在慢慢前進” 的踏實感。

我會跟你分享我的「週任務安排」工作流，總共有 3 步驟：

1. 在 Muji 手帳填下週「已確定」的行程
2. 檢視平行互見表
3. 把任務塞進每天

Let’s Go 👇

備註：為了讓你真實感受到我的使用方式，我會用我實際的任務安排做舉例 (重要私人行程或工作會馬賽克)。

另外我也錄製了 YouTube，如果喜歡看影片也可以用以下方來吸收：

 

先說明我使用的工具

我用的 Muji 手帳是 by week 的版型。
(全名：バーチカルVertical Planner 立式筆記本)

一週七天剛好橫跨兩個頁面：

• 上面是 00:00〜24:00 的時程軸
• 下面是可以寫「今天要做的任務」的空白區

這種版面乾淨、平鋪、沒有多餘裝飾，非常適合做「月→週→日」的任務拆解。

備註：Muji 出了 3–4 款的年曆本，建議你到 Muji 實體店實際去翻看看自己最喜歡哪一種版型。下面我介紹的流程，都是使用 by week 的版型。
 

バーチカルVertical Planner 立式筆記本

為什麼我選擇紙本手帳，而不是數位工具?

理由很簡單：愈是我頻繁查看的東西，就愈需要用紙本來保持專注。

周任務是我每天都要看好幾次的內容。如果放在手機或電腦上，很容易被其他訊息打斷。紙本手帳就像一個「純淨的工作空間」，翻開就是一週的任務預覽。

沒有通知、沒有跳出視窗，也不會突然想滑一下社群媒體。

讓我跟你分享一個我犯過的錯誤。

之前我也試過把周任務放在 Evernote/Notion 或 Google Calendar 上管理。

結果每次打開電腦想確認「今天要做什麼」時，就會看到 Gmail 有新郵件、Slack 有人標註我、或是瀏覽器跳出某個新聞通知。光是這些干擾,就讓我花了 10 分鐘才回到「檢視任務」這件事上。

更糟的是，有時候我根本忘記自己原本要做什麼…就這樣被拉走了。

現在用紙本手帳，我只要翻開就能立刻進入專注狀態。 那麼具體來說，我是怎麼使用這本 Muji 手上的呢？

以下 3 個步驟，是我現在每週固定在做的流程。

步驟 1. 在 Muji 手帳填下週「已確定」的行程

首先我會打開 Google Calendar。

我的 Google Calendar 上，會有已經確定時間的事件。像是：會議、拍攝、講座、公開班。

先把這些固定項目填進時間軸，我就能清楚看到：「這天到底還剩多少可工作的時間」。
 

先填上已知行程

為什麼要先填「已確定」的行程？

這些固定行程就像「時間的錨點」，它們不能移動、不能取消。

如果我不先把它們標出來，後面安排任務時就會產生「時間重疊」的問題。先填固定行程，就像先在拼圖裡放好邊框，剩下的空間才能清楚規劃。

這樣我就知道這週哪些時段，是「真正可以工作的時間」、哪些時段「已經被佔用了」。

讓我跟你分享一個我犯過的錯誤 (這個觀念請自己劃線！)

以前我都是直接把「想做的任務」塞進手帳，沒有先確認固定行程。

結果常常發生這種狀況：

我安排星期三要寫 4 小時的文章，但忘記那天下午有客戶會議。到了當天才發現時間根本不夠用，任務只好往後延…整週的計畫就全部亂掉了。更糟的是，這種「計畫失敗」的挫折感會累積，讓我開始懷疑自己是不是不會安排時間。

現在我一定先填固定行程，再來安排彈性任務。

備註：曾經有網友問我：「幹嘛多此一舉，不全部都寫在 Google Calendar 中就好了嗎？」我強烈建議別這樣做，因為你會讓自己完全無法區分重要又緊急的事情，詳細解說 可以 看這篇 Facebook 文章。

步驟 2. 檢視平行互見表

平行互見表是一張 Google Sheet，可以幫你把「一個月的全局」跟「一週的細節」一起視覺化。

平行互見表示意圖

看平行互見表，可以了解這週的所有任務。

下方是示意圖：
 

為什麼要先檢視平行互見表？

如果不先把所有任務攤開來看，我們很容易「遺漏重要的事」或是「高估自己的時間」。

平行互見表就像一張地圖，讓我看到這週所有的任務散佈在哪些專案和生活領域裡。有了全貌…我們才能判斷：

• 這週的工作量是否合理
• 哪些任務一定要完成
• 哪些任務可以延後

這樣安排時就不會手忙腳亂，也不會突然想起：「糟糕，我忘了這件事！」

讓我舉個例子吧

假設我這週的平行互見表上有這些任務：

• 剪輯影片
• 回覆客戶信件
• 撰寫課程大綱
• 帶小孩去看牙醫
• 採買家裡的日用品
• 準備週五的線上讀書會

這時候我就知道…這週不能再接新案子了，因為時間已經很緊繃！

有了這個全貌，我就能依序把這些任務放到下週的禮拜一到五去執行。

但我是怎麼分配這些任務的呢，繼續看步驟 3。

備註：如果你想了解「平行互見表」具體的操作方式，可以看 這支 24 分鐘教學 | YouTube。

步驟 3. 把任務塞進每天

確定每天的「剩餘時間格」後，我才開始把任務分配進下方的每日任務欄位。
 

將任務安排到禮拜一到五

至於每天要抓多少任務，我建議要用「蕃茄鐘」這個工具來進行估算。

「蕃茄鐘」是一個相當有名的工作方法：

• 專注工作 25 分鐘後休息 5 分鐘，稱為 1 個番茄

• 執行 4 個番茄後，可以獲得 20–30 分鐘的長休息

為什麼要用蕃茄鐘來估算時間？

理由是：「小時」太抽象，「分鐘」又太瑣碎…蕃茄鐘剛好是一個具體又好估算的單位。

一個蕃茄鐘是 25 分鐘，我很容易就能判斷「寫一篇文章大概要 4 個蕃茄鐘」或「剪一支影片大概要 3 個蕃茄鐘」。更重要的是，用蕃茄鐘估時間，可以避免我們「把一天塞得太滿」。例如一天扣掉吃飯、休息、突發狀況，大概只有 6 到 8 個蕃茄鐘可以工作。

這樣我就知道該安排多少任務才合理。

分享一個訣竅：超過 25 分鐘的任務，一定要拆開

如果一個任務需要超過 25 分鐘(也就是超過 1 個蕃茄鐘)，我一定會把它拆成更小的子任務來做。

例如「做簡報」可以拆成：

• 列大綱
• 找素材
• 做毛片
• 用排版

假設「做簡報」這個任務能拆成 4 個小任務，你看就佔用了 4 個蕃茄鐘，這樣一天的工作量其實就相當足夠了！

把任務拆小，是讓周計畫真正可執行的關鍵。

再看一次我的表格，每一天的工作量大約就是花費我 6 ~ 8 個蕃茄鐘 (3 ~ 4 小時專注時間 )去做。

這樣做，能讓自己知道：反正今天，就是把這些工作搞定就對了。
 

將任務安排到禮拜一到五

最後讓我幫你整理這 3 步驟

我們提到了:

• 為什麼選擇 Muji 手帳的 by week 版型，以及為什麼用紙本而不是數位工具
• 步驟 1：先在手帳填下週「已確定」的行程,避免時間重疊
• 步驟 2：檢視平行互見表，把這週所有任務攤開來看清工作量
• 步驟 3：用蕃茄鐘估算每個任務的時間

翻開你的 Muji 手帳，用這 4 個步驟安排下週的任務吧！