新年訂了新目標，但總是做不到？10 步驟用 Obsidian 打造「季拆解」系統，把抽象目標變成每天 25 分鐘的具體行動

快年底了，你開始準備規劃自己的 2026 年目標了嗎？

目標寫出來後，接下來要進行拆解。

所以我在管理年目標時，都用 4 層結構來拆解：

• 第 1 層：頂層結論
• 第 2 層：核心概念（專案／任務／行動）
• 第 3 層：工具與心法（Obsidian）
• 第 4 層：操作流程（照做就能落地）

這篇文章，讓我跟你分享我的具體做法。

讀完這篇文章後，你將能擁有 3 個具體成果：

1. 獲得「專案→任務→行動」的個人目標拆解框架
2. 獲得「使用筆記軟體 Obsidian 建立個人專案管理系統」 操作指南
3. 獲得從零到一「年目標→季專案」的 10 步驟操作清單

廢話不多說，馬上介紹我是怎麼做的 👇

備註：如果你對怎麼擬定自己的 2026 年目標有興趣，可以參考我的實戰 6 步驟詳細教學 (我拿自己的實例展示給你看)：一人公司老闆如何制訂 2026 年目標？

如果你喜歡看影片，也可以看下面的 YouTube 學習：

第 1 層：頂層結論

年目標要能被完成，唯一有效的方式是拆解成：

年目標 → 季專案 → 任務 → 行動

你必須把每個目標，拆成能被「執行」的任務 (否則都是在自嗨)。

為什麼一定要這樣拆解?

因為大腦無法直接執行「模糊的目標」，只能執行「具體的行動」。

比較一下：

• 當你寫下「今年要變健康」時，大腦根本不知道要做什麼。
• 但如果你寫「週一早上 7 點去跑步 30 分鐘」，大腦就知道該怎麼動了。

讓我舉個例子

假設你的年目標是「提升英文能力」。

這個目標太抽象了，根本不知道從哪裡開始。

但如果你這樣拆解:

• 年目標：提升英文能力
• Q1 專案：建立英文閱讀習慣
• 任務：每週讀 1 篇 BBC 新聞
• 行動：今天晚上 8 點打開 BBC 網站,選一篇文章

你看…

拆到最後變成「今天晚上 8 點打開 BBC 網站」這個具體行動，是不是清楚多了?

在 Obsidian 裡，這個拆解會落到三種類型的筆記：

1. 年度專案列表
2. 單一專案筆記
3. 常態性任務

先來看有什麼不同。

第 2 層：核心概念（專案／任務／行動）

這三個詞如果定義不清楚，後面會完全做不起來。

下面是我對這 3 個名詞的定義。

2–1. 專案

凡是「不能一步做完」的，就是專案。

例子：

• 架網站
• 舉辦讀書會
• 做線上課程

這些都包含多個步驟，也都有開始與結束。

為什麼要用這個標準來判斷?

因為大部分人都會把「專案」跟「任務」搞混，結果寫下一堆做不完的待辦清單。

當你寫「舉辦讀書會」在待辦事項裡，你會發現根本無法打勾完成。 因為它需要好幾個步驟才能做完。

用「不能一步做完」這個標準，可以讓你快速分辨什麼是專案,什麼是任務。

我曾經犯過一個錯誤。

以前我會把「做線上課程」直接寫在每日待辦清單裡。

結果每天看到這個項目，都不知道從哪裡開始一直拖延。

後來我才發現,「做線上課程」根本不是一個任務，而是一個專案。 它包含了選主題、寫大綱、錄影片、剪輯、上架等好幾個步驟。

當我把它當成專案處理後，就能拆成一個個小任務。

每天推進一點點，最後真的把課程做出來了。

2–2. 任務

實際推動專案的內容。

我以「舉辦讀書會」為例好了。

任務可能有：

• 決定讀書會主題
• 寫活動文案
• 宣傳

我是這樣定義任務的：

1. 通常能一次在 25 分鐘做完
2. 如果 >25 分鐘，就需要拆成行動

為什麼要設定 25 分鐘這個標準？

因為大腦的專注力有極限，研究顯示一般人專注時間大約是 25–30 分鐘。

超過這個時間，就容易開始分心或拖延。當你把任務控制在 25 分鐘內，大腦會覺得「這個我做得到」。

這就是為什麼番茄鐘工作法，會設定 25 分鐘一個單位。

分享一個訣竅。

當你不確定一個任務能不能在 25 分鐘內完成時，先用計時器試做一次。

例如「寫活動文案」這個任務，你可能不知道要花多久。 那就設定 25 分鐘計時器，開始寫。

如果時間到了還沒寫完，就代表這個任務需要拆成更小的行動。 像是「列出文案大綱」、「撰寫前兩段內容」。

幾次之後，你就會建立起「估時感」知道哪些任務可以一口氣做完、哪些需要再拆解。

行動

最小的、看到就能做的步驟。

等等，任務跟行動有什麼差別？

其實沒那麼複雜。

• 任務就是從專案拆出來的步驟，如果這個步驟能在 25 分鐘內做完，它就是任務。
• 但如果超過 25 分鐘，就要再拆成更小的行動。(拆完之後,每個行動也是 25 分鐘內能完成)

讓我舉個例子。

假設你的專案是「舉辦線上讀書會」，拆出來的任務是「寫活動文案」。

你開始寫的時候發現… 這個任務可能要花 1 小時才能寫完，超過 25 分鐘了。這 時候就要再拆成行動：

• 列出文案的 3 個重點(10 分鐘)
• 撰寫前兩段內容」(15 分鐘)
• 設計活動標題(10 分鐘)

每個行動都在 25 分鐘內，做起來就輕鬆多了。

分享一個寫行動的訣竅。

檢查你寫的是不是真正的行動，有一個簡單方法：

看到這個步驟時，你能不能「馬上知道要打開什麼軟體、要拿什麼工具」。

例如「與主管約訪談」這個行動，你馬上知道要打開 Email 或行事曆 但如果你寫「準備訪談」就太模糊了，因為你不知道第一步要做什麼。

記住這個標準：行動要具體到「看到就能做」，不能「看到還要想」。

第 3 層：工具與心法（在 Obsidian 裡怎麼落地）

理解概念後，接下來是在 Obsidian 中要建立的三種筆記。

先看下面這張圖，你會有個概念：

1. 年度專案列表（鳥瞰）

建立一個筆記，筆記名稱：2025 專案列表。

用列點寫上：

• Q1
• Q2
• Q3
• Q4

之後所有專案，都會用 [[ ]] 內部連結放在這裡。

這份筆記讓你知道一年有哪些專案、什麼時間段會發生。

下面是我的具體案例：

2. 單一專案筆記（細節）

每個專案都要有自己的筆記頁。

命名方式固定：

P-開始日期~結束日期 專案名稱 @利害關係人名字

例如：

P-20250101~0301 舉辦線上讀書會 @Henry

而專案筆記的內容，固定是下面 6 個項目：

在 Obsidian 中，我們可以使用 Properties (屬性) 來記錄這些內容。

為什麼要記錄這些資訊?

因為多數人做專案時，都是憑感覺在估時間。

結果常常低估難度，導致專案一拖再拖。當你每次都記錄「預計結束日期」和「實際結束日期」。幾個專案下來，你就會發現自己總是低估 2 倍時間,或是某類型專案特別容易 delay。

這些數據會幫你越來越準確地評估時間，下次規劃專案時就不會亂估了。

讓我舉個例子。

假設你要做「舉辦線上讀書會」這個專案，筆記會長這樣:

• 動機：想建立一個持續學習的社群,讓彼此有成長的夥伴
• 目標：成功舉辦 1 場線上讀書會,參與人數達 25 人以上,現場互動熱絡
• 價值：(1)給自己:累積社群經營經驗,建立個人品牌 (2)給別人:提供一個學習交流的空間,認識志同道合的朋友
• 開始日期：2025/01/01
• 預計結束日期：2025/03/01
• 實際結束日期：2025/03/15

這個記錄方式我迭代超過 5 次以上，目前是最喜歡的版本。

3. 常態性任務（雜事但重要）

建立一個筆記，筆記名稱：2025 常態性任務。

你可以放這些東西：

• 不屬於任何專案
• 不能 2 分鐘做完
• 生活／工作的小任務
• 會重複發生的任務（例如繳電費）

全部放這裡，搭配 Obsidian Reminder 插件即可追時間可。

為什麼需要一個專門的常態性任務筆記？

因為生活中有很多零碎的事情，它們不屬於任何專案 (但又不能忽略)。

像是：如果你把「繳電費」、「健康檢查」這些事情跟「做線上課程」混在一起，你的專案列表會變得很亂。

把常態性任務獨立出來，可以讓你的專案管理更清爽、也不會漏掉這些重要的小事。搭配 Obsidian Reminder 插件，到期前會自動提醒你。

就不用擔心忘記了。

心法補充：拆任務與排程的心法

工具只是容器，能推動進度的是拆解方式。

心法 1：向上／向下想

你可以這樣做。

任意挑選一個寫下的任務，然後這樣思考：

• 向上：做這件事前，要先準備什麼？
• 向下：做完這件事後，接著要做什麼？

我舉個例子，像是「舉辦線上讀書會」。

你原本想到：

• 挑書
• 寫文案
• 宣傳

向上想（針對挑書）：

• 整理讀書筆記
• 思考讀書會主題

向下想（針對宣傳）：

• 發提醒信
• 正式開講

任務自然會「拆出來」，就變成：

• 整理讀書筆記
• 思考讀書會主題
• 挑書
• 寫文案
• 宣傳
• 發提醒信
• 正式開講

這個技巧，可以幫你把任務拆解的極度能夠行動(actionable)。

心法 2：任務 > 30 分鐘，一律拆行動

延續「舉辦線上讀書會」的例子。

假設你用心法 1 拆出了「寫文案」這個任務，但你發現這個任務可能要花 1 小時才能完成 (超過 30 分鐘了)。

這時候就要再拆成行動:

• 列出文案的 3 個重點(10 分鐘)
• 撰寫活動標題(10 分鐘)
• 寫開場介紹段落(15 分鐘)
• 補充活動時間地點(5 分鐘)

這樣比較容易做，也比較不會卡住。

心法 3：用滾動式規劃壓出合理 Deadline

分享一個我很喜歡的「時間管理口訣」，記住這 16 字口訣：

• 近期詳盡
• 遠期粗略
• 滾動規劃
• 留下餘地

意思就是：

• 這週排很細
• 每週滾動檢查
• 三個月後先抓方向
• 時間永遠不要排滿

這樣你不會被行程壓垮，也能穩定推進專案。

第 4 層：操作流程（照做就能落地）

呼～我們講了好多東西。

現在我幫你整理，下面是你具體要執行的10 個步驟：

1. 列出所有 2025 年目標 (可參考 一人公司老闆如何制訂 2026 年目標？)
2. 找出哪些需要 1+ 個步驟（這些都是專案）
3. 每個專案建立一則單一專案筆記
4. 寫動機／目標／價值／開始日期 / 預計結束日期 / 實際結束日期
5. 用向上／向下想拆成任務
6. 任務 > 30 分鐘 → 拆成行動
7. 把所有專案放到 2025 Project Note 的 Q1-Q4
8. 不屬於專案的任務 → 放進 2025 常態性任務
9. 每週檢查：專案列表 + 專案筆記 + 常態性任務
10. 用滾動式規劃重新安排 Deadline

完成這份流程，就能慢慢往前推動實際成果。

這篇文章真的相當長，因此我用 NotebookLM 了一集 Podcast！

搭配用不同的吸收方式，相信你更能夠理解我說的個人專案管理方式。