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現代人如何有系統地管理自己的大小事?

2022 Nov 17 工作生產力
內容目錄
  1. 重點 1. 了解專案與任務的結構
  2. 重點 2. 個人專案管理的 3 個重要概念
    1. 概念 1: 想成果
    2. 概念 2: 找源頭
    3. 概念 3: 留彈性
  3. 重點 3. 分享我的個人專案管理經驗

生活和工作中想做的事情好多,我們該如何管理它們呢?

2017 年開始我陸續學習個人專案管理的知識,包含閱讀電腦玩物站長 Esor 的文章、看李長太老師的 Omnifocus 教學影片。5 年過去了也累積了一些心得。

市面上的專案/任務管理軟體工具很多,但我發現:

如果不了解專案管理背後的核心概念,用任何工具到最後還是一團亂。

因此我思考:自己是如何管理生活與工作中的大小專案呢?

有 3 個重點:

  1. 了解專案、任務、行動的結構
  2. 熟悉個人專案管理的概念
  3. 分享我的個人專案管理經驗

以下的內容不限制於特定的數位工具。

重點 1. 了解專案與任務的結構

「專案」是由多個「任務」組合而成。

在管理個人專案時,從上到下只需要分成 3 層結構

  • 專案:須完成 1+ 個任務,有明確的目標與死限。
  • 任務:具體可執行的行動。如果 1 個任務包含(1)1+個行動 (2)預估執行時間>30分鐘,則要拆成行動。
  • 行動:個人專案中的最小單位,可在 30 分鐘內執行完畢。

要做事情時,先思考它屬於哪一層結構。

依據結構採取不同動作

  • 專案:先釐清目標與死限,再拆分成多個任務。
  • 任務:思考可在 30 分鐘做完嗎?如果不能,拆成 1+ 個行動。
  • 行動:安排在待辦清單上,按照時間去做。

寫成數學公式的話:

專案
= 任務 + 任務 + ...
= 任務 + (行動+行動) + ...

重點 2. 個人專案管理的 3 個重要概念

「個人專案管理」不需要用到「企業專案管理」的複雜技巧,但有許多概念是通用的。

我歸類成 3 個:

  1. 想成果
  2. 找源頭
  3. 留彈性

概念 1: 想成果

在建立新專案時,第一件事情就是要思考:

這個專案想產出什麼成果?

具體來說有以下 3 項 [1]

  • 為誰而做: 這個任務的成果是要滿足誰?
  • 為何而做: 為了什麼目的而需要做這個任務?
  • 何時要做: 什麼時候要做?預計何時結束?

很多時候做專案都是一股衝勁,但思考這 3 題後會發現: 現在根本不需要做這個專案啊!

概念 2: 找源頭

當腦中有一個念頭時,先思考該放到哪個專案下方。

例如:

  • 「我明年想開始做文章訂閱制」,要放到「事業專案」下
  • 「我明年想和老婆去義大利旅行」,要放到「生活專案」下
  • 「我明年想要學習 Javascript」,要放到「學習專案」下

「專案」就是念頭的根,每一個念頭都要歸屬到特定專案下 (源頭)。

如果專案

  • 還不存在: 先用「概念 1:想成果」 檢查是否值得去做,若值得就建立一個新專案
  • 已經存在: 將念頭放到現有專案的內容中,成為任務

例如:「我明年想開始做文章訂閱制 (簡稱 A 專案)」還不存在,我就會新建立一個專案 ; 「研究文章訂閱制可以用哪些服務」屬於「A 專案」的任務,則放到 A 專案中。

概念 3: 留彈性

個人專案的變動性極大,需要保有高度的彈性。

「滾動式規劃」是一種規劃技術,非常適合用在個人專案管理。核心精神就 16 個字:

近期詳盡,遠期粗略,滾動規劃,留下餘地。[2]

以我在 2022 年的規劃舉例:

  • 年初時我打算研究 WordPress 的 Kadence 套件,目標是架設新個人網站。
  • 但 Q1, Q2 我都專注準備個人讀書會,包含選書策略與 ACCUPASS 活動頁面設定。架站專案我只先寫下目標,完全沒寫細項
  • Q3 時我的好友 Max 推薦我可以使用 Ghost 服務架站—兼具會員管理 + 電子報 + 快速套版。最後我放棄 WordPress,直接採用 Ghost。

訣竅: 詳細規劃「近期專案」的執行細節,粗略寫下「遠期專案」的目標與預期成果。

多出來的時間就拿來當緩衝與休閒。

重點 3. 分享我的個人專案管理經驗

人生階段的不同,個人專案管理的方法也不同。

下面是我近 2 年來的犯錯與經驗總結:

  • 找個人母題: 先決定今年要提升的領域,再去規劃要執行的專案。[3]
  • 別過度工作: 套用「滾動式規劃」的概念,替自己保留時間餘裕。
  • 變化很正常: 現實的變化很難預測,必須隨時新增、調整、放棄專案,

重要的是時時覆盤。可以用日記、週記、月檢視、季檢視、年度檢視來觀察現況,一有變化立刻調整專案的優先順序。

最後: 生活和工作中想做的事情好多,我們該如何管理它們呢?

🎯 你可以應用這篇文章中的

  1. 結構: 專案、任務、行動
  2. 概念: 想成果、找源頭、留彈性
  3. 經驗: 找個人母題、別過度工作、變化很正常

  1. 個人專案的目標拆解,可參考 Esor 《防彈筆記法》 ↩︎

  2. 這句話來自於李長太老師的 OmniFocus 教學: https://www.youtube.com/watch?v=3Qb-aqpMDWo ↩︎

  3. 關於母題的概念,可參考:https://bit.ly/3WXkkUB ↩︎

 
朱騏
 
朱騏 (Henry)

職場寫作教練,提供一對一深度客製化的網路寫作課程。

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