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  3. 如何克服拖延症?學會 3 種「截止期限」的時間管理技巧應用,讓你工作效率 UP

時間管理的最大敵人,就是拖延

如何克服拖延症?學會 3 種「截止期限」的時間管理技巧應用,讓你工作效率 UP

2024 Sep 26 工作生產力
內容目錄
  1. 應用場景 1. 替工作都加上截止期限 (即使自己不確定時間)
  2. 應用場景 2. 在閱讀一份文件或書籍時,寫下截止期限
  3. 應用場景 3. 和別人有約時,在心中設定「現在決定」的截止期限
  4. 給自己一個截止期限,克服拖延的毛病

時間管理的最大敵人,就是拖延。

拖延不僅浪費時間,也浪費精力和自信。

這句話來自日本的溝通與時間管理大師–箱田忠昭。

箱田忠昭曾任職可口可樂、雅詩蘭黛、聖羅蘭等知名企業,教導人們如何提升話術、領導力、人際關係等技巧。

在書籍《早上3小時完成一天工作中》,他分享了實用的時間管理技巧。

其中讓我最受用的,就是設定 Deadline(截止期限,下面都用中文稱呼)。

當我們為一件事情設定截止期限的時候,就能提高完成效率。

下面是 3 個應用場景:

應用場景 1. 替工作都加上截止期限 (即使自己不確定時間)

好處是你能做的就能做完,做不完的也能知道要拆解成小任務。

舉個例子,去年 11 月底我接了一個 寫作教練陪跑 的案子。學員是一位身心靈工作者,需求是想學會從 0 到 1 建立自己的電子報。

「教練,我很喜歡你的課程。但是…我的有空時間幾乎都是早上。」

「這樣阿,那還是我要用錄影的方式給你,你有問題再跟我討論呢?」

「也行!那這樣你什麼時候可以給我課程影片?」

「恩…我規劃一下再次跟你說喔!」

因為學員沒催,沒想到這個任務就被我拖延到 12 月中旬都還沒動工。

發現苗頭不對,我對自己說:「完蛋了,在這樣下去會拖太久。要不然…我先訂個 1/31 吧。」

說也神奇。我從 1/1 開始動工,到 1/12 我已經錄完長達 2 小時的教學影片 + 製作完課程頁面 + 上完 CC 字幕。

這個經驗給我一個教訓:

如果你不給自己的工作訂下一個截止時間,那發生拖延的機率是 100%。

接到一個確定要做的任務後,第一件要做的事情就是自己先寫下一個截止時間。

應用場景 2. 在閱讀一份文件或書籍時,寫下截止期限

如果要閱讀一份文件或是書籍,在右上角寫下預計要閱讀完的時間。

有時間壓力,就能逼自己趕快讀完。

這招用在工作上特別好用。

例如去年 2 月初,我被主管分配到要撰寫「線上金流 (online payment)」相關的任務。

線上金流的意思是:

當消費者在網路上開心的刷卡消費時,處理消費資訊的系統背後,其實發生了許多事情。

下面是 Bybebyte 電子報 <EP28: The Payments Ecosystem. Also…> 對於線上金流的圖解,第一眼看倒是不是眼都花了…

但這還不是重頭戲,等在我背後的…其實是 這一份 長達 431 頁的 PDF 文件。

「好…喔…,我要關掉了」這是我第一次點開這份 PDF 文件的感想。

「但是工作就是工作呀,也只能硬著頭皮上了。」

於是我在筆記軟體 Obsidian 裡面,寫上了 2023.02.15。

截止期限再次發揮了他的魔力。

我在 1 週內讀完了這份 PDF,並且寫出了一份 Google Doc 和同事分享重點。

備註:從「閱讀 PDF」到「寫出報告」的過程與筆記技巧,我寫在自己的書籍《知識複利筆記術》章節 23 中。

應用場景 3. 和別人有約時,在心中設定「現在決定」的截止期限

當場決定要不要赴約,不要想:「我想一下再答覆。 」

想約就立刻約一個明確時間,例如明天下午三點。

不想約,就當場拒絕。

這樣做的好處,是我們的內心不會糾結。

這個觀念改變了我在人際關係的相處上的內耗,讓我舉個例子。

自從我開始在網路上寫作的 1 年後,我開始收到某些企業或政府單位的開課邀約。

我的日常生活開始變忙,必須在家庭、朋友、工作上取得平衡。

「朱騏,你絕對不可能小孩子才做選擇,大人我全都要!」在一次周復盤時,我對自己說。

「那樣做,只會把自己累死。我必須開始替自己決定赴約的優先順序。」

我打開 Google Doc,開始在空白文件上寫下我腦中的想法。就這樣批哩啪啦的在鍵盤上打了 30 分鐘後,我得到了結論。

「家庭優先,工作次之,朋友最後。」這是我在心中給自己訂下的赴約原則。

以前當我收到朋友的邀約時,我都會猶豫不絕地說:「恩…讓我想想,我明天再跟你講好不好?」其實我的心中不想去,但我又怕得罪人。

現在有了赴約原則後,我在收到朋友的邀約時會先惦量自己的精力,並且在當下做決定。

「抱歉,因為這個月我們家比較忙、加上工作上邀約比較多,這次我就不參加了。我下個月時間比較空,你們還會再約嗎?」

不想約,就當場拒絕。

如果自己還是想去,那就提供自己有空的時間。

給自己一個截止期限,克服拖延的毛病

這篇文章提到了 3 個截止期限的應用場景:

  1. 替工作都加上截止期限 (即使自己不確定時間)
  2. 在閱讀一份文件或書籍時,寫下截止期限
  3. 和別人有約時,在心中設定「現在決定」的截止期限

你最想要在哪一個應用場景,使用「截止期限」這個技巧呢?

 
朱騏
 
朱騏 (Henry)

職場寫作教練,提供一對一深度客製化的網路寫作課程。

幫助你提升寫作技巧,讓你在網路上被看見並吸引潛在客戶。

若想要獲得更多寫作秘訣,歡迎在下方訂閱我的電子報 👇

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