如何克服拖延症？學會 3 種「截止期限」的時間管理技巧應用，讓你工作效率 UP

時間管理的最大敵人，就是拖延。

拖延不僅浪費時間，也浪費精力和自信。

這句話來自日本的溝通與時間管理大師–箱田忠昭。

箱田忠昭曾任職可口可樂、雅詩蘭黛、聖羅蘭等知名企業，教導人們如何提升話術、領導力、人際關係等技巧。

在書籍《早上3小時完成一天工作中》，他分享了實用的時間管理技巧。

其中讓我最受用的，就是設定 Deadline（截止期限，下面都用中文稱呼）。

當我們為一件事情設定截止期限的時候，就能提高完成效率。

下面是 3 個應用場景：

應用場景 1. 替工作都加上截止期限 (即使自己不確定時間）

好處是你能做的就能做完，做不完的也能知道要拆解成小任務。

舉個例子，去年 11 月底我接了一個 寫作教練陪跑 的案子。學員是一位身心靈工作者，需求是想學會從 0 到 1 建立自己的電子報。

「教練，我很喜歡你的課程。但是…我的有空時間幾乎都是早上。」

「這樣阿，那還是我要用錄影的方式給你，你有問題再跟我討論呢？」

「也行！那這樣你什麼時候可以給我課程影片？」

「恩…我規劃一下再次跟你說喔！」

因為學員沒催，沒想到這個任務就被我拖延到 12 月中旬都還沒動工。

發現苗頭不對，我對自己說：「完蛋了，在這樣下去會拖太久。要不然…我先訂個 1/31 吧。」

說也神奇。我從 1/1 開始動工，到 1/12 我已經錄完長達 2 小時的教學影片 + 製作完課程頁面 + 上完 CC 字幕。

這個經驗給我一個教訓：

如果你不給自己的工作訂下一個截止時間，那發生拖延的機率是 100%。

接到一個確定要做的任務後，第一件要做的事情就是自己先寫下一個截止時間。

應用場景 2. 在閱讀一份文件或書籍時，寫下截止期限

如果要閱讀一份文件或是書籍，在右上角寫下預計要閱讀完的時間。

有時間壓力，就能逼自己趕快讀完。

這招用在工作上特別好用。

例如去年 2 月初，我被主管分配到要撰寫「線上金流 (online payment)」相關的任務。

線上金流的意思是：

當消費者在網路上開心的刷卡消費時，處理消費資訊的系統背後，其實發生了許多事情。

下面是 Bybebyte 電子報 <EP28: The Payments Ecosystem. Also…> 對於線上金流的圖解，第一眼看倒是不是眼都花了…

但這還不是重頭戲，等在我背後的…其實是 這一份 長達 431 頁的 PDF 文件。

「好…喔…，我要關掉了」這是我第一次點開這份 PDF　文件的感想。

「但是工作就是工作呀，也只能硬著頭皮上了。」

於是我在筆記軟體 Obsidian 裡面，寫上了 2023.02.15。

截止期限再次發揮了他的魔力。

我在 1 週內讀完了這份 PDF，並且寫出了一份 Google Doc 和同事分享重點。

備註：從「閱讀 PDF」到「寫出報告」的過程與筆記技巧，我寫在自己的書籍《知識複利筆記術》章節 23 中。

應用場景 3. 和別人有約時，在心中設定「現在決定」的截止期限

當場決定要不要赴約，不要想：「我想一下再答覆。 」

想約就立刻約一個明確時間，例如明天下午三點。

不想約，就當場拒絕。

這樣做的好處，是我們的內心不會糾結。

這個觀念改變了我在人際關係的相處上的內耗，讓我舉個例子。

自從我開始在網路上寫作的 1 年後，我開始收到某些企業或政府單位的開課邀約。

我的日常生活開始變忙，必須在家庭、朋友、工作上取得平衡。

「朱騏，你絕對不可能小孩子才做選擇，大人我全都要！」在一次周復盤時，我對自己說。

「那樣做，只會把自己累死。我必須開始替自己決定赴約的優先順序。」

我打開 Google Doc，開始在空白文件上寫下我腦中的想法。就這樣批哩啪啦的在鍵盤上打了 30 分鐘後，我得到了結論。

「家庭優先，工作次之，朋友最後。」這是我在心中給自己訂下的赴約原則。

以前當我收到朋友的邀約時，我都會猶豫不絕地說：「恩…讓我想想，我明天再跟你講好不好？」其實我的心中不想去，但我又怕得罪人。

現在有了赴約原則後，我在收到朋友的邀約時會先惦量自己的精力，並且在當下做決定。

「抱歉，因為這個月我們家比較忙、加上工作上邀約比較多，這次我就不參加了。我下個月時間比較空，你們還會再約嗎？」

不想約，就當場拒絕。

如果自己還是想去，那就提供自己有空的時間。

給自己一個截止期限，克服拖延的毛病

這篇文章提到了 3 個截止期限的應用場景：

1. 替工作都加上截止期限 (即使自己不確定時間）
2. 在閱讀一份文件或書籍時，寫下截止期限
3. 和別人有約時，在心中設定「現在決定」的截止期限

你最想要在哪一個應用場景，使用「截止期限」這個技巧呢？