電腦裡的檔案太多太亂嗎？學習 4 種整理數位檔案的方法，讓你依據需求選擇最適合自己的 (並且產生具體行動)

2015 年我開始使用數位筆記軟體 Evernote，它開啟了接下來 8 年我對「個人知識管理」領域研究的興趣。

所謂的「個人知識管理」，就是將自己獲得的資訊經過加工處理，內化成自己的想法後、應用在不同的場景。

然而現在的資訊愈來愈多、愈來愈快，我們無止盡的從網路上汲取資訊，卻不知道如何去管理它們。這會造成一個嚴重的問題：舊的檔案無法重複利用，新的檔案又進來佔據儲存空間。

你 100% 碰到過下面這個問題：

如何整理散亂的數位檔案呢？

根據我閱讀不同數位生產力專家的建議，依據不同需求你可以選擇：

• PARA
• 防彈筆記法
• 卡片盒筆記法
• Johnny Decimal

看完這篇文章後，你會知道早就已經有許多聰明的人替你想到解法了。

方法 1. PARA

特色： 以「可執行性」為依據，數位檔案存放在專案、領域、資源、封存等資料夾

PARA 是 Tiago Forte 在《Building a second a brain》提出的一套檔案分類方法。

分別是 4 個英文字母的縮寫

• Projects (專案)： 指那些「有時限」以及為了「產出特定成果」的工作，通常是為了達成某個目標 (goal)。
• Area of responsibilities (領域)： 指那些需要你長時間關注的領域，依據每個人專注的領域而有所不同。
• Resources (資源)： 指那些你感興趣的主題、嗜好，但跟自己關注的領域不一定相關。
• Archives (封存)： 不屬於以上 3 類，通常是已經做完的專案、不再做的專案、自己覺得沒興趣的主題

詳細介紹可參考〈如何分類筆記？一套簡單又通用的分類架構 — PARA〉。

方法 2. 防彈筆記法

特色： 管理個人專案、任務、行動，以「任務」為管理核心來完成生活與工作中的大小事情。

防彈筆記法出自於「電腦玩物」站長 - Esor 2022 年 7 月出版的《防彈筆記法》。這個方法的核心關鍵是：建立「核心任務筆記」來收納行動，並依序執行行動。

例如：

• 聯絡 A 廠商確認出貨時間 > 將此行動紀錄在「A 廠商核心任務筆記」
• 和老婆規劃年底出遊 > 將此行動紀錄在「2022 與老婆的旅遊核心任務筆記」
• 確認魔術社團朋友聚會的時間 > 將此行動紀錄在「2022 魔術社團核心任務筆記」

「核心任務筆記」就像是行動的「收納盒」，當我們要完成某項任務的時候，就能一次看到相關行動並且依序完成。

每一個待「行動」就是一個「待辦事項」。

詳細介紹可參照電腦玩物站長 Esor 的《防彈筆記法》。

方法 3. 卡片盒筆記法

特色： 管理四面八方、不同來源的想法，最後產出文章、論文、書籍、簡報...等 。

卡片盒筆記法是由社會學家 Niklas Luhmann 所提出的筆記整理方法。在他 40 年的研究生涯中，這個方法幫助他出版了超過 70 本著作、400 篇的學術論文，主題橫跨了多個領域包含社會學、生物學、數學、模控學、電腦科學，這些著作在當時(20 世紀)學術界中都具有一定的影響力。

卡片盒筆記法的步驟主要有 5 個：

1. 寫卡片： 將破碎的靈感，寫成卡片。
2. 列清單： 將卡片列成清單，並依據相似性排序。
3. 寫文章： 將 3-5 張觀念相似的卡片，寫成一篇文章。
4. 列清單： 將文章寫成列清單，並依據相似性排序。
5. 寫書籍： 按照特定結構 (例如英雄之旅)，將 10-15 篇文章編輯成 1 本書。

詳細介紹可參考下方文章

1. 〈用卡片盒筆記法，建立知識連結網路來活用筆記〉
2. 〈如何重複利用你創作過的內容？ 5 步驟把破碎的筆記積累成一本書〉

方法 4. Johnny Decimal

特色： 針對「再利用性低」的數位檔案。

Johnny Decimal 是一套二位數字分類系統，由 Johnny Noble 提出。

他先將事物分成 10 個領域，每個領域再分成 10 個分類，如此可組成一個 2 位數 (例如 10) 代表某個領域下的類別，接著在每次建立新檔案的時候就新增一個序號 (例如 10.01)。

步驟如下：

1. 第一步： 將需要歸類的事情分成 10 類 (作者稱呼為 Area)
2. 第二步： 在每個 Area 中，再區分 10 類 (作者稱呼為 Category)
3. 第三步： 在每個 Category 中，從 01 開始編碼，最多可以編碼到 99

這套分類知識的方法，跟麥肯錫的 MECE 概念非常相似。

詳細介紹可參考 Johnny Noble 官方網站 說明。

依據不同知識管理的需求，選擇適合的數位檔案管理方法

複習這 4 個個人知識管理方法

• PARA
• 防彈筆記法
• 卡片盒筆記法
• Johnny Decimal

你最想要從哪一個方法開始嘗試呢？