怎麼解決因為完美主義而拖延工作的毛病？你該建立 60 / 80 / 100 三種標準線

以前我在工作上有一個很大的壞習慣，叫做「做太多」(尤其是做投影片)。

明明做投影片最重要的事情，是把內容結構講清楚讓我可以好好 present。可是我常常會花很多時間調版面、換圖示、修顏色，想讓每一頁看起來再漂亮一點。

這件事後來延續到我 2024 年 3 月剛創業、開始教學做投影片的時候。

那時候我常把對外的公開簡報做得很漂亮。可是慢慢教課之後，我才發現學員真正感受到的品質，主要來自內容結構和教學設計：

簡報設計只要有 60 到 70 分，不要醜得像公家機關做的那樣，大部分人都可以接受。

這讓我發現到：

• 設計做到 100 分，內容只有 60 分，整體教學品質和回饋反而會很差。
• 反過來說，簡報設計只有 60 到 70 分，但內容和教學設計能做到 80 分，實際評價就會非常高。

這件事讓我開始思考一個問題：

很多工作做不完，當然跟事情太多有關。更麻煩的是，我們常常沒有先判斷「這件事到底要做到幾分」。

上班族也常遇到這個狀況。

• 一份會議簡報想要內容完整、版面漂亮、字句精準。
• 一封 Email 想要講得周延、語氣漂亮、完全不會被誤會。
• 一份報告想要資料齊全、分析完整、圖表也整理到最好看。

每個要求單獨看都很合理。

可是工作哪可能一件一件排隊進來等你慢慢做！實際的狀況是：主管交辦、同事追問、會議前臨時補資料、客戶突然改需求，通常會一起擠進同一天。

如果每件事都用 100 分的標準處理，最後很可能變成：

你明明很負責，卻一直延遲；你明明很在意品質，真正重要的工作卻沒有時間做好。

我現在會把工作先分成 3 種製作品質：

• 60 分，先交出去換回饋。
• 80 分，穩定交出自己應該做到的品質。
• 100 分，先檢查那是不是一種過度打磨。

這個概念其實啟發自《豐田最厲害的畫線工作術》，豐田會先替工作設定一個標準（他們把它叫做是一條「檢查線」）。有了線之後，你就可以知道基本要達標的標準是什麼，以及自己是否有低於標準或是高於標準的狀況。

這篇文章想分享的，就是我怎麼判斷這 3 條線。

標準線 1. 60 分：讓事情先往前走

還不熟悉但風險相對低的簡單工作，適合用 60 分的標準。

以我自己的案例來說，就是：

• 錄製 YouTube 影片
• 錄製 Podcast
• 做短影音

這些事情我還在練習。

我還沒有熟到可以穩定判斷怎麼拍最好、怎麼剪最順、哪一種 Tempo 觀眾比較容易看下去。這時候如果一開始就要求自己做到 80 分或 100 分，我很容易卡住。因為我連「什麼叫做好」都還沒有足夠經驗。

所以這類事情的 60 分，不是隨便亂做。

它的意思是：先做出一個能被看見、能被回饋、能讓我知道下一版要修什麼的版本。

放到上班族的工作裡，這通常會出現在新任務或新技能上

像是你：

• 第一次嘗試用新工具做分析
• 第一次寫某種陌生的企劃書
• 第一次幫團隊做一份簡單的教學影片
• 第一次負責一個不熟的會議紀錄格式

這些事情如果低風險、還能修改、主要目的是換回饋，就可以先用 60 分出去。

用 60 分的標準來做，是讓你知道自己下一輪要怎麼變好。

例如：

• 用新工具做出的第一版分析草稿
• 第一次錄給同事看的簡短操作影片
• 先讓主管確認方向的企劃雛形
• 還不熟悉某個任務時，先交出去請人指出問題的版本

這些工作如果一開始就卡在美化、查更多資料、把語氣修到完美，反而會讓你一直停在練習場外面。

60 分版本要做到的事情其實很少：

• 基本功能或內容可以運作
• 對方看得懂你目前想完成什麼
• 你知道自己要請對方回饋哪一塊

做到這裡，它就有資格先出去換回饋。

標準線 2. 80 分：熟練的工作要有穩定品質

可是 60 分只能用在還不熟、低風險、需要回饋的事情上。

如果一件事我已經做了很久，也知道自己有能力把品質顧好，我就不會只拿 60 分交出去。至少要做到 70 分或 80 分！

原因很簡單：我已經知道這件事的基本標準在哪裡。

例如對我來說就是寫文章、整理教學內容、設計課程結構，這些是我已經做了很久的事情。我可以允許它不是 100 分，但不能明明知道哪裡有問題，還假裝「60 分先交就好」。

對上班族來說也是一樣

如果你第一次接觸某個專案管理工具、第一次寫一份陌生類型的企劃、第一次負責跨部門會議，先交一版 60 分的東西很合理。

那是在建立討論基礎，也是在讓自己校正難度。

可是如果你已經做過很多次週報、簡報、客戶回覆或分析報告，還每次都說「先 60 分就好」，主管和同事感受到的可能會是「這個人做事不穩定」。

熟練工作需要的是 80 分交付線。

80 分不用追求漂亮到極致，它比較像是你已經掌握的基本品質應該要穩定交出來。

例如一份你很熟悉的進度簡報，80 分可能代表：

• 投影片不一定漂亮，但不會讓人被版面和用詞干擾
• 現況、風險、下一步三件事都講清楚
• 需要主管協調的地方沒有藏在角落
• 資料沒有明顯錯誤

這種品質還不到 100 分。

但它會讓別人覺得，你交出來的東西可以信任。

標準線 3. 100 分：先確認你是不是在逃避真正困難的事

最麻煩的情況，是該花 60 分的地方，被自己做到 100 分。

以我自己來說，就是修改教學投影片(尤其是修正版面設計)：

• 字體對齊了
• 圖片漂亮了
• 顏色一致了

我會馬上覺得自己正在讓作品變好。

可是對教學來說，真正花腦力的地方通常在後面這 3 件事：

• 判斷學員會在哪裡卡住
• 把一個概念拆成更容易聽懂的步驟
• 決定哪些內容要刪掉，避免資訊太多

如果我一直修版面，它看起來像是在提高品質 (其實只是讓我避開比較難判斷的地方)。

上班族做會議簡報時，也很容易掉進同樣的坑。

很多專案進度簡報，真正需要被看見的是：

• 目前進度到哪裡
• 哪個地方卡住無法動
• 哪些風險需要主管知道

但我們很容易把時間花在另一批事情上：

• 每一頁要不要換成同一種圖示
• 標題能不能再漂亮一點
• 動畫要不要更順

這些東西也重要，只是它們未必值得在這個時間點做到 100 分。

如果主管看這份簡報是為了判斷要不要加人，那內容結構就是最重要的線。

版面美化可以做，但只要做到 60 到 70 分就好。

把順序搞反，才是最浪費時間的地方。

開始做之前，先問自己 3 個問題

我現在會用 3 個問題，幫自己判斷一件工作該畫在哪條線上。

1. 第一個問題：這份工作會被誰拿去做什麼判斷？ 如果對方只是要先知道方向，60 分版本通常夠用。如果對方會直接拿它對外溝通、做決策、承諾時程，至少要拉到 80 分。

2. 第二個問題：這件事對我來說是新練習，還是熟練交付？ 新練習可以先交 60 分，因為我需要用第一版換回饋。熟練交付至少要有 70 到 80 分，因為那是我本來就有能力穩定做到的品質。

3. 第三個問題：我現在多花的時間會改善成果，還是只會讓我比較安心？ 這題最難，因為很多過度打磨當下都是出於「想要更好」。但如果那個動作不會改變讀者理解、不會改變主管決策、不會降低執行風險，它很可能只是讓自己比較安心。

像我以前一直修投影片，很多時候就是這樣。

我以為我在提高品質，但我其實只是把注意力放在比較容易控制的地方。

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