難事一來就拖延？5 步驟把大工作拆成今天能做的行動

最近有一個讀者來信問我，在工作上自己時常拖延該怎麼辦？

這個問題蠻有意思的，因為我自己十年前剛出社會的時候也是這樣！

以前我在工作上很努力，但工作效率極差。

我一進辦公室之後就非常忙碌：

• 查看自己的 Email
• 收拾自己的桌子
• 查看 LINE 訊息

(最扯的一次事情是…我認為要把這個專案的簡報做好，首先就必須要替自己的 Email 收件夾做好完美的分類。這樣子我才可以查看各個部室傳過來的資訊，並且做整合)

結果早上會議主管詢問我某個專案中的簡報是否做出來的時候，我往往回答：

還沒，需要更多時間。

「奇怪怎麼會這樣，我看你不是一直在做事情嗎？」主管納悶地想。

結果當我認真反思這背後原因，發現是我做事方法有很大的問題：

看到大事就會忍不住拖延。

處理小事會讓我感覺到自己非常的有生產力，但是重要的大事完全都沒有任何進度。

後來在擔任軟體產品經理還有專案經理的過程當中，我才慢慢摸索到…

你需要把一件你主觀認為的難事進行拆解。(這個在工作上面，其實是許多人習以為常的習慣，但是要套用在自己身上時，卻很難做到)

但沒有關係！

我已經把自己這十年的拆解技術，濃縮成最精簡的 5 步驟「拆解大事」：

1. 先列下要完成的工作
2. 對工作進行一個粗略的估時
3. 用 25 分鐘作為拆分單位
4. 計算自己今天實際工作量
5. 跨「天/週」安排拆分完的工作

下面讓我快速地跟你分享。

Step 1. 先列下要完成的工作

先在紙上或電腦上寫下要完成的工作。

之所以要把工作寫下來，因為這樣才不用動腦記。

根據科學研究，人的大腦擅長判斷但不擅長記東西。

所以如果知道這件事情要做很久...

先把這件事情寫下來。

下面是我其中一天會列下工作的待辦清單：

Step 2. 對工作進行一個粗略的估時

這裏就是憑自己的工作直覺。

例如做一份簡報要花挺久的時間，但這個「挺久」到底是多久呢？

不知道就先亂抓，例如 3 個小時。

但如果你做多了，就能準確預估 (像是我都抓 5 個小時)。

這裡分享一個估時訣竅：

你可以參考上一次你做這件事情的時候，印象中大概花了多久時間？

把那個時間 x 1.5 倍，就用這個時間當作這次的估時。

例如上一次我做簡報花了 3 個小時。

所以乘以 1.5 倍，就是差不多 5 個小時。

Step 3. 用 25 分鐘作為拆分單位

寫下工作後，接下來要把工作拆成小塊。

就像是吃一個大蛋糕一樣，一大顆很難塞進口裡。

但只要劃分成一小塊一小塊，慢慢吃不自覺就吃完了。

那該怎麼拆任務呢？

我建議用 15 ~ 25 分鐘作為單位。

現代人的專注力都不高，15 ~ 25 分鐘是比較能集中精神的工作時間。

例如剛才你抓 3 小時做簡報，那就可以拆分成 180 / 25 = 5 個工作單位。

每個工作單位，可以完成不同工作。像是

• 寫大綱
• 寫逐字稿
• 用 AI 做毛片
• 自己親自校稿
• 排練簡報內容

這樣就把任務拆解完畢了！

Step 4. 計算自己今天實際工作量

拆解完工作之後，再來看今天能做多少。

我會先把 Google Calendar 叫出來，先看今天有多少會議。

例如：

早上有跨部門行銷會議 (2 小時)，下午 1 on 1 (1 小時)。

這時用 8 - 2 - 1 =5，能簡單計算出 5 小時的工作時間。

但千萬別抓 5 小時，因為工作中總有要救火或被打斷的時間。

我推薦抓 6 成的可用時間就可，因此 5 小時 x 60% = 3 小時

3 小時就是今天可以使用的實際工作時間。

理論上，上面舉例的簡報工作做的完。

Step 5. 跨「天/週」安排拆分完的工作

但相信我，多數時候我們還是做不完。

除非這個工作你已經做了超過 5 遍，否則工作中就是會有意外。

這就是一天只抓 6 成工作時間的原因，因為剩下 4 成你還能當緩衝 (buffer)。

但如果今天還是做不完怎麼辦？

那就必須跨「天/週」安排。

幸好我們在上面已經拆解任務。

你可以把沒做完的工作單位，依序分派到明天或下週。

這樣一來，一個看起來的難事也能慢慢被擊破。