我工作 10 年後，養成最好的工作習慣：把工作寫成 SOP 和 Checklist

這篇文章要跟你分享我工作 10 年後，養成最好的工作習慣：

把工作寫成 SOP。

這個習慣讓我可以把一件工作拆成兩個部分：

1. 這件事情要怎麼做
2. 做完之後，要檢查哪些地方

前者負責整理流程，後者負責確保品質。

我實際使用的方法，可以分成兩個階段：

• 第一部分：萃取 SOP
• 第二部分：執行 Checklist

在看完這篇文章後，你將可以獲得 3 個好處：

• 把重複工作變成可複製的流程：透過 SOP 把工作步驟整理下來，讓下一次執行不需要重新思考，工作更快、更穩定。
• 降低出錯率，穩定工作品質：透過 Checklist 保留真正重要的檢查點，減少遺漏與返工，讓每次交付的品質更加穩定。
• 建立屬於自己的工作系統：持續累積與修正 SOP 和 Checklist，把每一次工作的經驗沉澱下來，逐漸建立一套真正屬於自己的工作方法。

Let’s Go 👇

備註：這篇文章相當長，最下面我還整理一張本篇文章的精華重點圖解送給你

Part 1. 萃取 SOP

萃取 SOP 的意思，是替一件工作留下執行步驟與基礎架構。

我的做法通常分成三次。

第一次做｜留下初版 SOP

第一次執行一項工作時，我會先記下大致的工作流程。

我常用的方法叫做「間歇式日記」。

格式很簡單：

• 開始時間
• 結束時間
• 執行的工作
• 大致的執行步驟
• 工作過程中出現的想法

舉例來說，我在使用 AI 製作課程簡報時，留下了 4 個步驟：

1. 在 Notion 列出課程大綱
2. 把大綱放進 ChatGPT Codex，生成約一萬字的逐字稿
3. 把逐字稿放進 Gamma，生成課程投影片
4. 精修每一張投影片，調整成自己實際授課的內容

第一次留下 SOP 時，不需要寫得非常完整。

只要未來的自己看得懂，就已經足夠。

記錄時，我會使用一個簡單格式：

動詞＋名詞

例如：

• 撰寫課程大綱
• 生成課程逐字稿
• 匯入 Gamma
• 精修投影片內容

這個格式可以幫助我留下清楚的執行動作。

第二次做｜把容易出錯的地方寫成 Checklist

第二次再做同一件工作時，我會特別觀察：

• 哪些地方最容易出錯
• 哪些步驟絕對不能漏掉

接著，我會把這些內容整理成 Checklist (也就是檢查清單)。

我們很難在每次工作之前，都重新閱讀一次完整 SOP。

Checklist 留下的內容比較少，只保留真正影響成果品質的重要項目。

例如，我在製作 AI 課程簡報時，留下的 Checklist 可能只有：

• 課綱必須包含步驟型的教學內容
• 逐字稿必須使用 Module 區分課程內容
• Gamma 的文字產出設定選擇 Extensive
• 圖片設定使用 Image Placeholder

一個項目要不要放進 Checklist，可以問自己：

「漏掉這個項目，會不會讓成果需要大幅修改？」

答案是會的話，就值得留下來。

第三次做｜實際使用，有 Bug 就修正

寫出 Checklist 之後，我會在第三次執行這項工作時，實際使用一次。

工作完成後，再花三到五分鐘回顧：

• 有沒有漏掉重要項目？
• 有沒有不需要確認的項目？
• 實際流程和 Checklist 有沒有落差？
• 哪些文字不夠清楚？

只要發現問題，我就會立即修改。

Checklist 需要持續調整。

工作流程、使用工具和交付標準會慢慢改變，Checklist 也要跟著更新。

如果沒有修正，它很快就會變成一份和實際工作不符合的舊文件。

「這方法聽起來很好，但Checklist 要存在哪裡？」

我的建議是，存在自己最常打開的筆記軟體裡。

我自己會放在 Obsidian，並且使用固定格式命名：

Checklist-{動作}+{任務}

例如：

Checklist-製作 Gamma 課程投影片

標題裡包含動作和任務，未來搜尋時會更容易找到。

Part 2. 執行 Checklist

當一份 Checklist 經過幾次測試，內容逐漸穩定之後，我就會把它正式放進工作流程裡。

開始執行較大型的工作之前，我通常會依照以下順序：

1. 花五分鐘確認 Checklist
2. 打開需要使用的工作材料
3. 進入實際執行

工作材料可能包含：

• 簡報檔案
• 課程大綱
• 參考資料
• 網頁
• ChatGPT Codex 對話
• 使用中的筆記文件

先把材料和 Checklist 準備好，可以讓我更快進入工作狀態。

兩個讓 Checklist 更容易使用的技巧

技巧 1. 統一使用「Checklist」作為檔名開頭

只要在筆記軟體裡輸入 Checklist，就可以快速看到過去累積的檢查清單。

技巧 2. 把 Checklist 貼進當天的間歇式日記

例如：

09:00－11:30 製作課程投影片 - 確認課綱包含步驟型內容 - 確認逐字稿使用 Module 區分 - Gamma 文字設定選擇 Extensive - 圖片使用 Image Placeholder

這樣打開工作日誌時，我可以同時看到：

• 現在要做的工作
• 需要確認的重點
• 工作過程中的想法
• 實際執行進度

「等等，這樣每一次工作都要查看 Checklist 嗎？」

不需要。

一項工作執行五次左右之後，通常就會逐漸記住重要檢查點，也會形成比較清楚的驗收標準。

我通常會用 「25 分鐘」 作為判斷標準。

如果一項工作可以在 25 分鐘內完成，通常不太需要特別參考 Checklist。

這類任務步驟比較少，執行幾次後，大多可以靠熟悉度完成。

如果一項工作需要超過 25 分鐘，甚至需要一個早上或一個下午，我就會把 Checklist 找出來看一遍。

工作時間越長，包含的步驟越多，也越容易漏掉重要事項。

把 Checklist 放在眼前，可以幫助我維持穩定的成果品質。

結論：我們只有一個人，也能在同一份工作裡分飾兩個角色

把工作寫成 SOP，帶給我最大的幫助，是讓我們可以在同一份工作裡分飾兩個角色。

1. 檢查者：開始工作前，先扮演檢查者。確認：
   1. 工作目標
   2. 重要步驟
   3. 驗收標準
   4. 不能漏掉的項目
2. 執行者：進入工作之後，就專心扮演執行者。
3. 照著已經整理好的流程，把事情做完。

當 SOP 和 Checklist 持續累積之後，不需要每次都重新思考整套做法。

我們只要根據實際工作持續修正，就能慢慢建立一套真正屬於自己的工作系統。