「每個人都有 24 小時，但為什麼有人能完成那麼多事，而我卻總是在救火？」

這是剛出社會、在銀行業工作的我，曾經有的疑問。

我曾經是個嚴重的拖延症患者，每天被突發狀況追著跑。

直到我開始學習「時間管理」這門學問後，我的工作方式完全改變了。

如果你是一個「時間管理」新手，我想跟你介紹一本好書：Brian Tracy 的《時間管理，先吃了那隻青蛙》。

 

Brian Tracy 的《時間管理，先吃了那隻青蛙》書籍封面

這本書能讓你學會如何掌握時間，而不是被時間掌握。

在職場打滾多年，我深深體會到：

時間管理，就是選擇管理。

你選擇做工作的方式，將影響每一天的生活。

這本書相當經典，讓我們一起來看看這些改變人生的時間管理智慧。

21個時間管理原則，選擇做最重要的事情

《時間管理，先吃了那隻青蛙》的原文版，就叫作《Eat that frog: 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time》。

如同書名，作者 Brian Tracy 在書中提供了 21 個時間管理原則。

為了不讓文章篇幅過長，我會快速條列每一條的重點，並附上我的學習心得。

如果你有興趣，最後你可以自己再到書店找書來看。

Let’s Go 👇

原則 1. 訂定明確目標

每次開始工作前，先把目標寫下來。

清楚知道自己想要什麼，就不容易偏離目標。

我的學習：每天早上，先寫下今天要做的 3 件事情。

原則 2. 事先計畫

工作前，先規劃今天的工作。

花一分鐘計畫，可以節省 5–10 分鐘的執行時間。

我的學習：每天晚上，花 10 分鐘規劃隔天的工作。

原則 3. 運用 80/20 法則

20% 的活動決定了 80% 的結果。

把精力集中在最重要的那 20% 工作上。

我的學習：列出最能帶來成果的核心工作項目。

原則 4. 考量後果

評估每項工作可能帶來的影響。

優先處理會帶來最大正面影響的事情。

我的學習：在工作清單上，標註每項工作的影響程度。

原則 5. 善用創造性拖延

學會有策略地延遲不重要的事。

把時間留給真正重要的工作。

我的學習：建立「晚點做」的工作清單。

原則 6. 實踐 ABCDE 法

用 ABCDE 標記所有工作的優先順序。

A 最重要，E 最不重要。

我的學習：工作前，先標記做的順序。

原則 7. 聚焦關鍵成果

找出工作中，最關鍵的成果領域。

把心力集中在這些任務上。

我的學習：定期檢視專案中，最重要的 3–5 個關鍵專案。

原則 8. 運用三的法則

找出最能帶來價值的三項核心工作。

優先完成這些任務。

我的學習：每週列出最重要的三項工作重點。

原則 9. 充分準備

開始工作前，準備好所有需要的資料和工具。

讓自己工作時不用再東翻西找。

我的學習：工作前，先把會用到的網頁和工具打開。

原則 10. 專注當下

一次只做一件事。

完成後，再進行下一項工作。

我的學習：工作時，關閉網頁和手機通知。

原則 11. 提升關鍵技能

持續精進工作中，需要的核心技能。

我的學習：安排每週五，是固定學習新技能的時間。

原則 12. 認清關鍵限制

找出阻礙目標的瓶頸。

接著寫下 3–5 項可能的突破方案。

我的學習：定期寫下工作中的障礙點，搭配 ChatGPT 找到新的解決方法。

原則 13. 創造緊迫感

為工作設定截止期限。

如果沒有，就自己設定一個。

我的學習：沒有截止期限的工作，最後都不會做。

原則 14. 自我激勵

保持積極正向的態度，專注在解決方案上。

我的學習：每天用 AAR，記錄工作中的小成就。

原則 15. 不做科技的僕人

不被電子設備干擾，善用科技提升效率。

我的學習：不要執著非得使用什麼軟體。

原則 16. 做科技的主人

運用科技工具協助工作。

我的學習：找出最適合自己的生產力工具。

原則 17. 保持專注

聚焦工作，維持工作專注度。

我的學習：嚴格遵守使用蕃茄鐘。

原則 18. 切割工作

把大型工作拆解成小任務，逐步完成。

我的學習：將複雜工作分解成可執行的小步驟。

原則 19. 規劃時段

合理分配每天的工作時間，預先安排行程。

我的學習：使用時間區塊管理法，在行事曆上建立塊狀行程。

原則 20. 培養緊迫感

想像自己明天就要出遠門了。

那麼今天一定要做什麼事情？

我的學習：適當增加自己的急迫感，讓自己可以加快工作腳步。

原則 21. 專注執行

從最重要的工作開始，堅持到完成為止。

避免不停切換工作。

我的學習：建立「完成再轉換」的工作習慣。

這 21 個原則，你最喜歡哪一個原則呢？

如果你問我的話，我最喜歡的就是「原則 2.事先計畫」。

下面是「原則 2. 事先計畫」，對我在時間管理上的啟發

選擇接下來要幹嘛，會決定我們的生活品質。

例如每天下班後可以選擇去健身房或回家休息。

選擇健身雖然累，但長期下來能讓體力更好。

Brian Tracy 在書中的第 54 頁提到：

時間管理就是生活管理，也是個人管理。

它其實就是控制做事的順序。

我蠻同意的。

這個概念也啟發了我，將它融入到我的復盤系統中。

我認為：復盤 = 記錄 + 反思 + 改善

所謂的改善，就是選擇下一次要怎麼行動。

而怎麼行動，就是上方「時間管理」 在談的東西。

舉個例子來說，我會

1. 記錄：先記錄一天，自己到底做了什麼。

2. 反思：下班前，挑 1 件有感的事情來反思。

3. 改善：將反思出來的下一步行動，安排在明天或下禮拜執行。

真的動身去做，才能產生改變。