公務人員，如何用 ChatGPT 寫公文提升工作效率？7個步驟，快速掌握 AI 寫作技巧

你在工作上，需要寫公文嗎？

「公文」是政府機關或組織之間，用於正式溝通與處理公務的書面文件，具有固定格式與法律效力。寫公文是一項費時耗力的工作。許多人總是加班趕公文，但效率卻不理想。

現在有了 AI 工具 (例如 ChatGPT)，我們可以利用它來快速寫公文。

梅俊老師在「得到 App」中，分享了一個 <7個步驟，用 AI 給公文寫作提效> 分享了七個步驟的AI輔助公文寫作法：

1. 拆解工作問題
2. 分析處理資訊
3. 判斷訊息品質
4. 確認寫作要求
5. 產生文種內容
6. 判斷內容品質
7. 精修文件內容

如果你在公家機關工作，這篇文章的 AI 寫公文技巧將能讓你提早在每天 5:30 前下班。

就算你沒有在公家機關工作，這七個步驟的思路也能用在寫公司的制式報告上 (例如月會報告、每季專案報告)。

下面我們一步步來學習。

步驟 1. 拆解工作問題（AI + 人工）

釐清工作問題是第一步。

AI雖然強大但無法讀心，需要我們先把工作問題說明清楚。

如果要寫一份專案報告，至少需要釐清三個問題:

1. 推動目前專案的背景和策略方向
2. 本案的重要議題和解決方案
3. 各單位的工作任務與責任分工

我們以專案名稱「智慧城市交通優化專案」為例。

打開 ChatGPT ，並輸入下方提示詞：

你是市政府辦公室主任，擅長公文寫作。請問如果要撰寫一篇推進「智慧城市交通優化專案」，需要研究哪些方面的問題？

你可以看到 ChatGPT 將「智慧城市交通優化專案」，拆解成 7 個子主題。這就是做專案最重要的第一步–把大問題拆解成小問題。但是要注意，拆解完之後我們必須人工看一遍是否合理，這個還是得由我們來把關才行。

拆解完問題之後，接下來進入到「分析處理資訊」。

步驟二｜分析處理資訊（AI）

有了AI工具，資訊分析變得更加有效率。

過去需要花費大量時間蒐集和整理的資料，現在只要 1 分鐘就能完成。

例如剛才 ChatGPT 拆解出：

1. 政策與法規層面
2. 技術與數據層面
3. 交通運輸層面
4. 市民需求與社會影響
5. 經濟與財務層面
6. 實施與運營層面
7. 國際與區域經驗借鑒

這時候可以打開 ChatGPT 的 🌐 功能 (網路搜尋功能)，並輸入以提示詞。

在同一個 ChatGPT 聊天室中，請你一次一句，依序輸入下方提示詞：

請分析2024年的政策與法規層面
請分析2024年的技術與數據層面
請分析2024年的交通運輸層面
請分析2024年的法規與政策支持
請分析2024年的市民需求與社會影響
請分析2024年的經濟與財務層面
請分析2024年的國際與區域經驗借鑒

我以第一個子主題「政策與法規」為例，ChatGPT 分析的結果如下：

接著再分析「2024年的技術與數據層面」、「2024年的交通運輸層面」…一直到「2024年的國際與區域經驗借鑒」，七個提示詞都需要輸入讓 ChatGPT 上網尋找資料。

最後組合七個子主題的回應，一篇報告的大綱雛形就出來了。

步驟3：判斷資訊品質（人工）

AI生成的內容需要人工判斷。

我們要注意資訊的正確性和相關性，特別是資訊來源的可信度。

判斷資訊時，可以注意以下 3 件事情：

1. 學術期刊優於一般期刊
2. 政府網站的資訊最具權威性
3. 非官方網站的資訊需要特別查證

這一步得靠我們人來做，親自審核。

我們可以點擊 ChatGPT 上的資料來源，然後看看這筆資料來源是來自於哪裡。在右側欄，你可以看到每一筆資料來源的出處網站。

步驟4：確認寫作要求（人工）

告訴AI，你想要寫什麼樣類型的文件內容。

我們需要在提示詞中，說明：

1. 文件類型
2. 重要觀點
3. 文件架構

下面讓我舉個例子。

假設我們要先寫這個專案的「摘要 (Summary)」，我們使用以下提示詞：

你是市政府政策研究室主任，熟悉智慧城市建設與交通管理，了解智慧交通政策要求，請圍繞以下七個方面，撰寫一個主管報告中關於「推進智慧城市交通優化專案」的摘要段落。

要求：
1. 根據內容寫一個概括內容、有思想性的段落標題
2. 符合部署任務的指示性語氣，可以使用「要」、「必須」等詞語，以明確工作任務
3. 用列點方式
4. 字數400字。

# 七個面向
1. 政策與法規層面
2. 技術與數據層面
3. 交通運輸層面
4. 市民需求與社會影響
5. 經濟與財務層面
6. 實施與運營層面
7. 國際與區域經驗借鑒

這就是確定 ChatGPT 的寫作格式。

步驟5：產生文種內容（AI）

根據提示詞讓AI生成內容。

我們將上方的提示詞，輸入到 ChatGPT 中看結果。這裡就是按下 Enter，讓 ChatGPT 表演了。

不過有 2 點要注意：

1. 簡單的公文，可以請 ChatGPT 直接寫
2. 複雜的公文，建議分兩步來做 (先擬定大綱，再逐段生成內容)。

舉例來說，如果你的需求是上面這張圖就能滿足的話，那到這邊就可以停止了。但是如果你要 ChatGPT 寫的更詳細一點，接下來我們就必須叫 ChatGPT 逐段寫。

例如我想要叫 ChatGPT 針對「政策與法規層面」寫的更詳細，我可以這樣繼續下指令：

接下來請深入撰寫「政策與法規層面」的段落。

要求：
1. 根據內容寫一個概括內容、有思想性的段落標題
2. 符合部署任務的指示性語氣，可以使用「要」、「必須」等詞語，以明確工作任務
3. 字數400字。

ChatGPT 就會產生以下段落：

步驟6：判斷內容品質（人工）

對AI生成的內容進行品質把關。

那要把關什麼呢？請把注意力放在檢查：

1. 文件結構
2. 觀點主題
3. 行文邏輯
4. 用語表達

如果發現內容過於空泛，可以調整提示詞。

像是：

1. 加入舉例
2. 要求加入具體作法
3. 增加數據佐證的段落

例如我想要請 AI 加入舉例讓報告段落變的更具體，我可以這樣繼續下提示詞：

請重新改寫「政策與法規層面」的段落，在原先寫作內容上加上具體範例

ChatGPT 就會產生其他國家，或是台灣其他年份的相關案例。但要注意，我們必須自己去核實 ChatGPT 的舉例是否是正確的。例如下方說到：

效仿新加坡的「智慧國家2025計畫」，交通、科技、公安及地方政府協同制定綜合規劃，明確分工與目標，形成政策合力。

但是新加坡真的有「智慧國家2025計畫」這個計畫嗎？

這時我們可以使用另外一款 AI 工具–Perplexity.ai，直接把原段落輸入到 Perplexity.ai 上網搜尋。下面是搜尋結果，看起來是真的有這個計畫：

AI 寫作無法一次到位，需要我們重複調整。

步驟7：精修文件內容（人工）

AI生成的內容通常能達到70–80分。

要達到更高水準，需要人工進行細部調整。

我們可以從以下 4 個面向方面優化:

1. 調整用語表達
2. 補充具體案例
3. 強化邏輯性
4. 提升可讀性

善用AI輔助，但最終還是要靠人工把關。

學會這 7 個步驟，寫公文與報告就難不倒你了

在這篇文章中，我分享了梅俊老師的「用 AI 寫公文的 7 個步驟」：

1. 拆解工作問題
2. 分析處理資訊
3. 判斷訊息品質
4. 確認寫作要求
5. 產生文種內容
6. 判斷內容品質
7. 精修文件內容

雖然是用公文舉例，但使用 AI 的邏輯與思路完全可以套用到寫產業報告上。

你在工作上需要寫公文或研究報告嗎，趕快來試試這 7 個步驟吧！