本週亨利朱電子報的讀者- Michelle 詢問一個多數上班族都會遇到的問題：

如何有效率的做會議紀錄？

這個問題讓我想到多年前剛出社會遇到的痛...

當時的我剛進入大型銀行的規劃部門。

跟當兵一樣，菜逼八都會被長官交派做雜事...例如寫會議記錄。我很努力的寫啊，但是我發現寫會議紀錄好花時間、而且對工作沒什麼幫助。

更慘的是，我把待辦事項都混在會議紀錄中，等到有需要才去一篇篇點開來看。這樣下去不是辦法，一個個點進會議紀錄的檔案中查看真的太麻煩了，於是我向 Team 內的學長請教。

他笑了笑告訴我：朱騏啊，做會議紀錄是有訣竅的。

會議紀錄最重要的是下一步行動 (Action item)

一個有效的會議紀錄不是鉅細靡遺的文字紀錄，而是從中找出下一步行動。

下面是修正前/後的會議紀錄內容。修正前是單純的文字紀錄，修正後是經過一層思考後的結果：

• A專案準備跟B廠商聯絡收尾 > 開完會後整理 A專案文件，明日打電話給 B 廠商窗口聯絡收尾
• C專案應該要開始規劃了 > 參考主管對 C 專案的期望，先列出 C 專案的目標有哪些
• D專案要開始跟行銷團隊討論合作方式 > 整理目前的產品特色與開發時程文件，今日發出會議通知聯絡行銷團隊

主管、同事在會議上的發言往往是提議或是進度的分享，照抄紀錄沒有多大意義。

 

 

朱騏 (Henry)

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