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  3. 上班族如何有效率的做會議紀錄,減少重複查看內容所浪費的大量時間?

上班族如何有效率的做會議紀錄,減少重複查看內容所浪費的大量時間?

2022 Sep 21 工作生產力
內容目錄
  1. 訣竅 1 : 問自己 3 個問題,找出下一步行動
  2. 訣竅 2 : 用專案當作筆記單位,集中相關的下一步行動
  3. 訣竅 3 : 善用模板,讓會議紀錄的筆記標準化
    1. 1. 行動清單
    2. 2. 資料速記
    3. 3. 我的規劃
    4. 4. 老闆、同事的規劃
  4. 參考連結

本週亨利朱電子報的讀者- Michelle 詢問一個多數上班族都會遇到的問題:

如何有效率的做會議紀錄?

這個問題讓我想到多年前剛出社會遇到的痛...


當時的我剛進入大型銀行的規劃部門。

跟當兵一樣,菜逼八都會被長官交派做雜事...例如寫會議記錄。我很努力的寫啊,但是我發現寫會議紀錄好花時間、而且對工作沒什麼幫助。

更慘的是,我把待辦事項都混在會議紀錄中,等到有需要才去一篇篇點開來看。這樣下去不是辦法,一個個點進會議紀錄的檔案中查看真的太麻煩了,於是我向 Team 內的學長請教。

他笑了笑告訴我:朱騏啊,做會議紀錄是有訣竅的。

會議紀錄最重要的是下一步行動 (Action item)

一個有效的會議紀錄不是鉅細靡遺的文字紀錄,而是從中找出下一步行動。

下面是修正前/後的會議紀錄內容。修正前是單純的文字紀錄,修正後是經過一層思考後的結果:

  • A專案準備跟B廠商聯絡收尾 > 開完會後整理 A專案文件,明日打電話給 B 廠商窗口聯絡收尾
  • C專案應該要開始規劃了 > 參考主管對 C 專案的期望,先列出 C 專案的目標有哪些
  • D專案要開始跟行銷團隊討論合作方式 > 整理目前的產品特色與開發時程文件,今日發出會議通知聯絡行銷團隊

主管、同事在會議上的發言往往是提議或是進度的分享,照抄紀錄沒有多大意義。

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朱騏
 
朱騏 (Henry)

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