為什麼用 AI 做簡報文字內容總是會被壓縮？這個重要下指令的重要觀念你必須知道！

你開始用 AI 來製作簡報了嗎？

如果有的話，那你肯定有使用過 (聽過) Gamma, Tome, ChatPPT…等這些 AI 簡報軟體。

在使用這些簡報工具的時候，我發現「輸入文字」會關鍵性地影響簡報成果的品質。例如下面有兩個指令，你猜哪一個產出的簡報成果會比較好：

1. 幫我做一份時間管理的簡報
2. 參考下方內容

每天都有無數的任務、訊息與會議不斷湧來，如果缺乏良好的時間管理，不僅容易陷入焦慮與拖延，更會讓人覺得永遠在「救火」，卻沒有真正推進重要的目標。

很多人以為時間管理就是「更努力」、「加班補足」，但事實上，真正的關鍵在於「如何做取捨」與「如何專注在最有價值的事情上」。時間是稀缺資源，我們唯一能掌控的，就是如何分配與運用。

常見的時間管理挑戰有三種：  
第一，任務清單過長，導致不知道從哪裡開始。  
第二，容易被即時訊息或瑣事打斷，無法維持專注。  
第三，缺乏明確的優先順序，常常把時間花在次要工作上。  

要解決這些問題，可以透過 3 個實用方法：  
1. **明確目標**：運用 SMART 原則設定清晰的短期與長期目標。  
2. **任務排序**：利用艾森豪矩陣，將事情分為「重要且緊急」、「重要但不緊急」等四象限，專注處理真正能推動進步的任務。  
3. **時間分塊**：採取番茄工作法或主題日，安排專注時段與完整休息，避免多工分心。  
4. **定期檢視**：透過每日或每週的複盤，回顧自己如何花費時間，並調整策略。  

時間管理是讓我們有意識地選擇，把有限的時間投資在最重要的地方。掌握時間，其實就是掌握人生的主導權。

你可以親自嘗試一下，會發現 “指令 2 (較為詳細的指令)” 的簡報產出成果大大地優於 “指令 1”。

於是我開始想：

那我為什麼不替這場演講寫一個逐字稿 (當成我在寫部落格文章一樣)，這樣 AI 簡報工具不就可以幫我做出完美的簡報了嗎？

於是…

我花了 3 天 (加起來將近 10 個小時)，寫出了一份 15,253字的完美課程逐字稿，每一個章節都充滿深度與細節。 我滿心期待地想：「太棒了，接下來只要把這份稿子丟給 AI 簡報工具，應該就能一鍵生成精美的簡報了吧！」

於是，我把 Markdown 格式的文字稿貼進 Gamma，按下生成按鈕…

結果真的慘不忍賭！

AI 把我好幾頁的深度內容，濃縮成一張只有三個重點的投影片；原本精心設計的 H1, H2, H3 層級，也被完全打亂。 我心想：「雖然 AI 幫我省下了寫稿的時間，但為什麼文字和簡報的轉換總是差這麼多？」

這個問題…

我相信如果你也是個內容創作者或課程講師，一定也感到心有戚戚焉，對吧？

所以我們要解決的問題是：

要怎麼讓 AI 理解我們的意圖，將深度文字稿精準地轉換成一頁頁內容飽滿、邏輯清晰的投影片呢？

經過數十次的測試與優化後，這篇文章就來跟你分享我的實戰解法！

在接下來的內容中…

我將分享一個核心觀念與兩套可以直接使用的「文章逐字稿 ↔ AI 簡報 」指令。

讓你無論是想手動製作簡報、還是使用 AI 工具生成，都能讓文字內容和簡報進行 “近乎完美” 的轉換 (當然還是會有落差，但是人工調整幅度會降低很多)。

我們馬上開始吧！

開始之前，先了解為什麼 AI 在轉換逐字稿上總是會錯意

因為 AI 和我們對於「結構」的理解，存在根本的落差。

我們常常被自己的寫作習慣限制住，以為只要用 Markdown 的 H1, H2, H3 標示好層級，AI 就該懂得如何呈現。 備註：H1, H2, H3 即大標題、中標題、小標題的格式，在 Markdown 語法中是用H1, H2, H3 稱呼。如果你對理解 Markdown 符號有興趣，請 讀這篇文章。

但仔細觀察後你會發現：

• 寫作邏輯是層層遞進的（像一棵樹）
• 簡報邏輯是線性平鋪的（像一串珍珠）

AI 簡報工具的預設行為，就是把我們的「樹狀結構」盡可能地壓縮成「珍珠結構」，這個過程自然會導致大量的細節被犧牲。它會把 H2 當成一張投影片的標題，然後把底下的所有 H3 內容總結成幾個 bullet points。

舉個例子，像是上方圖片中的樹狀結構中有 A ~ G 的重點，但轉換成簡報時只剩下 A ~ D 的重點。

這就是為什麼我們不能直接把稿子丟給 AI，而是需要先做一步「轉換」：將寫作邏輯，轉譯成簡報邏輯。

在開始講解怎麼轉換前，請小心這 2 個錯誤

在我剛開始研究這個問題時，也曾陷入同樣的陷阱。

以下是我整理出最常見的 2 個錯誤觀念。

避開這些陷阱，你對 AI 製作簡報的掌控力就會大幅提升！

錯誤 1. 期待 AI 能「讀懂」你的心思

這是最多人會犯的錯誤。

我們常常從「AI 應該很聰明」的角度思考，卻忘記從「我該如何給 AI 清晰的指令」出發。結果就是 AI 為了完成任務，只能進行它最擅長的操作—總結 (Summarization)。而總結會讓將近 70% 的資訊量都消失。

例如你想像自己在使用 ChatGPT 幫你總結一篇 2,000 字的文章，如果 ChatGPT 最終總結出 3 點共 200 字的內容…你看中間的資訊量就消失了 90% (1,800 字) 。

所以我們要在指令中盡可能給予具體的步驟，而不是讓 AI 做單純的總結。

錯誤 2. 將「寫作層級」直接等同於「簡報層級」

我從直覺地認為 H1 是封面、H2 是章節頁、H3 是內容頁。

我忘記了…簡報的每一頁，都應該是一個獨立的溝通單元：

• 如果H2 章節內容很長，它可能需要被拆成 5–10 張投影片。
• 如果 H3 小節只是一句話，它可能只適合成為某張投影片的一個重點。

最理想的設計是忘掉原始的寫作層級，重新思考：

我想讓觀眾在這張投影片上，接收到哪一個核心訊息？

了解後，以下是將逐字稿完美轉換為簡報的 2 種實戰解法

接下來，我們就來一步步理解怎麼進行「轉換」。

下面我將提供兩種情境的解法與對應的 Prompt：

• 手動製作簡報：如果你習慣使用 PowerPoint, Keynote 等工具手動製作簡報，這個 Prompt 會產出最詳細的簡報製作指南。
• AI 生成簡報： 如果你想直接將內容貼入 Gamma 等 AI 工具，這個 Prompt 會產出 AI 最能理解的結構化文本。

我們分別來看。