一人公司如何用 Notion 建立 SOP 文件系統？我的 5 步驟完整實戰經驗分享

去年 2024 年 3 月我剛開始創業的時候，常常有種「昨天明明做過，今天怎麼又要重新想一遍」的挫折感。

像是：

• 客戶退款： 明明上個月才處理過客戶退款，這個月又遇到同樣情況，我居然花了一整個小時重新摸索流程。
• 課程上架： 明明之前做過課程上架，結果這次又卡在某個步驟半天出不來。
• 製作教材： 明明之前才剛製作完一堂公開課程的簡報，結果這一次又花了將近 3 天再重新製作新排版。

超 • 級 • 浪 • 費 • 時 • 間！

後來我就開始想：

如果這些工作會不斷發生，那我為什麼不乾脆把它記錄下來…

之後看著記錄重複做，不就好了嗎？

這個想法催生了下面這一套，我即將跟你介紹的「一人公司 SOP 文件系統」。

當你開始使用後，會開始體驗到：

1. 自己的工作速度加快了 (不再拍腦袋當場想下一步該做什麼)
2. 成果的交付品質提升了 (不再忘記檢查流程中的小細節)
3. 溝通的順暢程度變好了 (跟外包或是合作伙伴不再是雞同鴨講)

「有這麼神奇？」

下面我們就來看看這套系統如何運作。

先看看具體成果：

備註：就算你不是「一人公司」的經營者 (例如只是職場工作的上班族)，這套「一人公司 SOP 文件系統」 同樣能夠提升工作品質。 為什麼？因為你在自己的職位上工作，也是要做好自己責任內的事情，這跟經營一家「一人公司」的核心精神是一樣的。

首先，先看清一人公司最容易忽略的致命傷…

你知道一人公司最大的問題是什麼嗎？

不是資金不足，也不是沒有人脈。 而是「記憶成本」。

我們總以為自己很聰明，做過的事情一定記得住。

但事實是…人腦根本不是用來儲存操作細節的。 當你忙著：

• 開發新業務
• 維護客戶關係
• 處理公司財務報表

哪有多餘的腦容量，記住「上次是怎麼設定金流系統參數的」？

結果呢？就是每次都要重新摸索。

這樣不但浪費時間，還容易出錯。 更可怕的是…沒有標準流程的一人公司，品質根本無法穩定。

我們每個人，都需要一套「一人公司 SOP 文件系統」

想像一下：

如果你的大腦可以外接一個永不斷電的硬碟。

裡面存放著你所有工作經驗的精華版本，需要的時候隨時可查。

這樣工作還會混亂嗎？

「一人公司 SOP 文件系統」就是這個概念。

我們將會用 Notion 這個筆記軟體，作為你整個事業的「知識中樞」。 每次完成一項工作，你就把流程和心得沉澱到這個系統裡。 下次遇到相同任務，直接按照 SOP 執行就好。

最棒的是…

這個系統會隨著你的經驗不斷升級，變得越來越強大！

如何開始打造「一人公司 SOP 文件系統」？你只需要按照這簡單的 5 步驟！

經過一年多的實戰調整，我發展出一套超實用的建立方法。

你只需要 5 個步驟就能夠開始：

1. 掃描工作日記：回顧自己今天到底做了什麼
2. 挑選一個任務：從工作記錄中，挑選 1 個任務來寫 SOP
3. 思考任務分類：我要記錄的工作，屬於哪個大類別？
4. 建立 Notion 頁面：建立或開啟對應的 Notion 頁面
5. 開始寫 SOP 文件：用階層式標題整理工作流程

我們分別來看。

步驟1. 掃描工作日記

很多人以為記錄 SOP 就是坐下來憑空回想。

但我們的記憶力，真的…太差了 (你記得前天自己下午做了什麼嗎？) 最有效的方法是養成寫工作日記的習慣，然後定期回顧。

我的作法是這樣的：

• 上班時，都會在結束一個工作區段就做記錄。
• 下班前，都會花 5–10 分鐘快速掃一眼有個印象

這裡我提供一個記錄上的訣竅：記錄今天完成的工作項目，就是簡單條列式記錄即可，重點是要「做完就記錄」。

讓我實際舉個例子，例如某天我的工作日記可能長這樣：

• 9:00–10:30 處理讀書會影片上架
• 11:00–12:00 回覆學員課程相關問題
• 14:00–15:00 製作下週課程簡報
• 15:30–17:00 處理發票開立和寄送
• 17:00–17:30 更新官網課程資訊

這樣的工作記錄方法，叫作「間歇式日記 (Interstitial Journaling)」。 (如果你想了解更多細節，請閱讀 間歇式日記是什麼？)

步驟2. 挑選一個任務

每天下班時，掃描工作記錄並且挑選「1 個」工作來寫 SOP。

「等等，我一天做很多工作耶！怎麼只挑一個寫呀？」 原因很簡單，這樣難度低因此容易持續。

根據我自己這一年多來的實踐經驗，我發現要打造一個「系統」最困難的地方就在於：你願意每天幹下去嗎？

第一天花 30 分鐘，有了新成果讓自己動力滿滿。
第八天花 30 分鐘，開始覺得有點累 (並偷偷思考要不要寫少一點)
第十五天花 30 分鐘，「今天事情特別多，留到明天再寫好了」
第二十二天花 30 分鐘，發現自己竟然隔了 3–4 天都沒更新 SOP 文件

看到規律了嗎？

人只要覺得做一件事情 “很麻煩”，漸漸地就會失去耐心不幹了。

那要怎麼解決呢？簡單，每次做都只花 3 分鐘就做完。

例如以上面的舉例來說，我就只挑「處理讀書會影片上架」。 為什麼只挑這個？因為我覺得這個工作出現的特別頻繁所以要先記錄。 那其他沒記錄的工作怎麼辦？沒關係，下一次做的時候再記錄就好。

既然這是我們的工作，那未來再次做的機率就很大 (也許你下禮拜就又要在做一次)。

別貪多，讓自己輕鬆起步能持續做就好。

步驟3. 思考任務分類

思考我要記錄的工作，屬於哪個大類別？

任務分類是整個系統的基礎。 分類做得好，未來找文件就輕鬆。

我的分類步驟是：先想大類別，再想子類別

讓我實際舉個例子。當我看到「處理讀書會影片上架」這個任務時，我的思考過程是這樣：

這是什麼性質的工作？→
教學相關 更具體是什麼？→
讀書會營運 最終分類：教學 > 讀書會 > 影片處理

再舉個例子，「回覆學員課程問題」：

這是什麼性質的工作？→
客戶服務 更具體是什麼？→
售後支援 最終分類：客戶服務 > 售後支援 > 問題處理

這裡有個坑我提醒一下：要以「業務性質」來分類，不要以「使用工具」來分。

比如說…不要用「Canva 操作」、「YouTube 設定」這種工具導向的分類，而是要用「行銷素材製作」、「內容發布管理」這種性質導向的分類。
因為工具的使用狀況可能會變，但業務性質基本上是不變的。

當你持續這樣做之後…會發現同性質的工作會自然聚集在一起，而且符合實際的業務邏輯。

步驟4. 建立 Notion 頁面

建立或開啟對應的 Notion 頁面。

Notion 頁面的建立要有一套固定的邏輯，不然很容易變成雜亂無章的筆記本。

我的做法是採用「三層結構」：

• 主分類頁面
• 子分類標題
• 具體 SOP 文件內容

這三層結構，我使用 Notion 的 Database (資料庫) 進行管理。

操作方式為：

• 主分類頁面： 每個主分類我都會建立一個「目錄頁面」
• 子分類標題： 用大標題 (h1)區分不同的子類別，例如 讀書會
• 具體 SOP 文件內容：包含 SOP 的標題 （使用 如何 開頭，固定使用 h2），下方寫 SOP 文件內容

這個看文字有點難懂，我用畫圖方式舉例。 以「教學」這個主分類為例，我的頁面結構是這樣：

那麼實際上，我是怎麼操作的呢？

當我要記錄「處理讀書會影片上架」時，我會：

1. 打開「教學」主分類頁面
2. 找到「讀書會」這個區塊
3. 在底下新增「如何處理讀書會影片上架」

但如果「讀書會」這個子分類還不存在，怎麼辦？ 我就先建立子分類，再新增具體的 SOP。

下面是操作流程 (包含從建立資料庫開始)：

備註：在影片中你看到我將 View 從 Table 改成 List，這麼做的原因是讓文件畫面比較好閱讀。

步驟5. 開始寫 SOP 文件

SOP 文件的內容，固定由 3 個區塊構成：

• 摘要
• 前提條件
• 執行步驟

每個區塊要寫的內容如下：

• 摘要： 回答兩個關鍵問題：為什麼要做這件事？做完會得到什麼結果？這部分讓讀者快速理解任務的目的和價值。
• 前提條件： 列出執行這個任務前需要先完成什麼準備工作，避免執行到一半才發現缺少必要條件。
• 操作步驟：操作步驟按照實際執行順序詳細記錄每個動作，讓人可以照著做不會出錯。

我來實際舉個例子。

以「處理讀書會回放影片上架」為例，完整的 SOP 文件內容是這樣：

這樣的結構，讓我每次執行都不會遺漏步驟。

如果之後要給外包或是新人看，也能快速上手。

關鍵是要在記憶還新鮮的時候就把細節都寫下來，不要拖到隔天才記錄。

當你持續建立文件，就能逐步打造成以下的成果：

如何運用 AI 輔助技巧，加速 SOP 文件撰寫

後來我又發現了一個，讓寫SOP變有趣的新方法。

靈感來自…Podcast 訪談！ 這個發現讓我覺得…God Damn 記錄工作 SOP 真是有趣的事情。

那我究竟是怎麼做的呢？

下面是我的 3 個步驟：