只要 3 分鐘,帶你一次搞懂復盤的意思
復盤是什麼?基礎知識入門指南
2024 Nov 06 復盤
你常聽到「復盤」這個詞,但搞不懂它到底是什麼意思嗎?
或是最近一直在 Facebook/Instagram 上,被「復盤」的廣告打到好奇想了解它的概念嗎?
這篇文章會用最白話文的方式,帶你認識復盤的基本概念,並學會如何開始你的第一次復盤。
我們將提到 5 個重點:
- 復盤的定義與起源
- 為什麼要進行復盤
- 復盤的三大核心要素
- 新手如何開始第一次的復盤
- 建立持續復盤的習慣
我們馬上來看。
復盤的定義與起源
復盤原本是「圍棋」的術語,現在已經廣泛運用在各個領域中。
「復盤」的意思是說:
在完成一件事後,系統性地回顧整個過程。
找出成功和失敗的關鍵點,然後規劃出具體的改善方案。
「復盤」這個方法,最早是從日本豐田汽車的「反省會 (Hansei Event)」文化發展出來的,後來也被應用到其他領域中。像是許多職業運動員會透過重看比賽錄影,來改善自己的表現。
透過復盤,我們能從每次經驗中學到更多。
舉個例子:當你在公司剛完成一場重要簡報後,不妨花 5 分鐘問自己:
- 今天哪些部分表現得不錯?
- 有什麼地方可以做得更好?
- 下次可以怎麼調整?
這個簡單的的習慣,能幫助你逐步建立復盤能力。
為什麼要進行復盤?
因為能夠將你的「經驗」轉化為「智慧」,讓每一次的成功/失敗都成為自己成長的養分。
根據學習心理學的「艾賓豪斯遺忘曲線」,如果不進行及時的複習與整理,人們在 24 小時內就會遺忘約 74 %的新資訊。這就是為什麼即使我們每天都在累積經驗,卻又覺得自己沒有真正的進步。
讓我用一個簡單的例子舉例:
假設你是一位社群經理,每次發文的互動率都不太穩定。
你可以開始記錄每篇貼文的發文時間、內容類型、互動數據,並在每週五花 15 分鐘進行小復盤。
經過一個月,你就能清楚發現,原來週三早上發布的「專業知識分享」文章,平均能獲得最高的互動率。
這個「經驗」,就能成為你經營社群時的「智慧」。
透過持續的復盤,我們就能從「每一次的經驗」抽取出下一次可重複使用的具體行動。
復盤的三大核心元素
我認為一次有效的復盤,必須包含 3 個元素:記錄、分析、改善。
意思是:
- 記錄:記錄發生了什麼 (What)
- 分析:探討為什麼會這樣 (Why)
- 改善:規劃下次可以怎麼做 (How)
這三個元素,就好像是解決問題的 GPS 導航系統。因為:
- 記錄:告訴你「你在哪裡」
- 分析:讓你理解「為什麼會在這裡」
- 改善:指引你接下來「該往哪裡去」
我們來看個例子:
假設你負責的一場線上直播活動,觀看人數不如預期。 首先在「記錄」階段,你需要記錄下觀看人數、互動率、留言內容等客觀數據。
接著在「分析」時,檢查 (1)宣傳的時間是不是足夠 (2)直播時段是否適合目標觀眾 (3)內容是否符合觀眾口味…等
最後在「改善」中,具體列出:(1)下次要提前兩週開始宣傳 (2)改在週二晚上八點直播 (3)增加互動環節,等具體行動方案。
這 3 個元素就像是一個循環,能讓我們持續進步。
新手如何開始第一次復盤?
從「小而具體」的事件或專案開始。
就像學習任何新技能一樣,新手最需要的是「建立信心」和「持續動力」。一開始就挑戰太難的事件,誰都無法堅持下去對吧?這裡有一個小訣竅分享給你:選擇這禮拜剛發生的小事件開始,因為你的記憶還很清晰。
我舉個例子:
例如你今天下午剛在公司開完會,你可以…
- 拿出一張空白紙和筆
- 畫三個欄位,分別寫下「做得好的地方」、「可以更好的地方」、「下次可以怎麼做」
- 依序填寫欄位,例如「做的好的地方 = 準時開始、資料準備充分)、「可以改進的地方 = 會議超時 15 分鐘)、「具體改善方案 = 下次設定會議提醒,剩 10 分鐘時提醒所有人)。
使用實體筆記,能讓你的大腦更專注於思考過程。
透過這種簡單的三欄式復盤法,你就能在 15 分鐘內完成第一次有效的復盤。
有了成果,你就有信心下一次再繼續做復盤。
建立持續復盤的習慣
關鍵在於:將復盤融入日常生活的固定時間點,並且搭配適當的獎勵機制。
我們人的大腦,天生就喜歡即時回饋。這就是為什麼社群媒體的「讚」這麼容易上癮。心理學家 Charles Duhigg 在《習慣的力量》中提出:
要建立新習慣需要三個要素:提示(Cue)、例行行為(Routine)和獎勵(Reward)。
具體做法是:
- 選擇一個固定的時間點,例如每天晚上九點、或是每週五下午
- 搭配一個舒適的環境,例如喜歡的咖啡廳或書房
- 給自己一個小獎勵,例如復盤完成後看一集喜歡的影集。
這裡分享一個小訣竅給你:你可以使用「X 連鎖法」,每完成一次復盤就在日曆上劃 1 個紅叉叉。看著越來越長的完成記錄,會激發你想要持續保持的動力。(這個技巧來自喜劇演員Jerry Seinfeld,他會在日曆上每天畫一個大大的紅叉叉,表示他完成又創作了一個笑話)
當你養成習慣後,就像是幫自己安裝了一個持續升級的人生作業系統。
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